Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Mudah
Perjalanan dinas adalah kegiatan yang lazim dilakukan oleh karyawan di suatu perusahaan. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan perjalanan dan tujuan yang ingin dicapai, tapi juga biaya yang perlu disiapkan perusahaan agar perjalanan dinas berjalan lancar. Biaya ini beragam berupa tiket perjalanan, hotel, makan, minum, dan biaya transportasi selama dinas.
Perjalanan dinas berlaku untuk karyawan yang diamanahkan oleh perusahaan guna menyelesaikan tugas tertentu. Sebelum melakukan perjalanan, karyawan biasanya diminta untuk membuat laporan perjalanan. Laporan ini dijadikan gambaran kegiatan agar karyawan bekerja secara maksimal selama dinas.
Pentingnya Laporan Perjalanan Dinas Bagi Perusahaan

Dilihat dari berbagai perspektif, laporan perjalanan dinas dianggap penting. Mengapa demikian?
1. Dari Perspektif Karyawan
Karyawan yang ditunjuk untuk melakukan perjalanan dinas dapat mengembangkan skill-nya dalam bidang tertentu. Kesempatan ini tidak didapatkan dua kali, jadi sebaiknya diikuti mumpung semuanya dibayar oleh perusahaan. Melalui kesempatan ini, karyawan bisa mendapatkan ilmu atau pengetahuan baru yang selama ini belum diketahui.
2. Dari Perspektif Perusahaan atau Organisasi
Laporan perjalanan dinas dijadikan sebagai bahan pertimbangan saat perusahaan ingin melakukan kerja sama. Perusahaan sama-sama diuntungkan karena dapat saling bertukar informasi dan belajar satu dengan yang lain.
Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Karyawan yang ingin melakukan perjalanan dinas wajib membuat laporan perjalanan menggunakan struktur yang sudah ditetapkan. Agar tidak bingung, berikut ini cara membuat laporan perjalanan dinas yang bisa diterapkan.
1. Membuat Latar Belakang Perjalanan
Ada alasan kenapa perusahaan memberikan amanah kepada seorang karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Perusahaan biasanya akan menjelaskan tentang tujuan perjalanan disertai dengan latar belakang tertentu sebelum membuat kesepakatan dengan karyawan. Hal ini bisa berupa hubungan kerja sama, seminar, rapat umum para investor, hingga launching produk terbaru.
Tuliskan latar belakang perjalananmu dalam laporan. Setelah itu, serahkan kepada atasan untuk di-review. Jika laporan disetujui, kamu pun bisa melakukan perjalanan dinas pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
2. Maksud dan Tujuan Perjalanan
Maksud dan tujuan perjalanan dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi perusahaan dan karyawan. Perusahaan ingin agar karyawan dapat memberikan insight atau feedback dari perjalanan dinas yang dilakukan untuk kemajuan perusahaan. Sedangkan karyawan menginginkan perjalanan dinas untuk meningkatkan soft skill dan hard skill demi jenjang karir yang lebih baik di masa mendatang.
Maksud dan tujuan yang dituliskan dalam laporan sebaiknya disesuaikan dengan sudut pandang perusahaan. Sebab, tujuan perjalanan dinas secara garis besar adalah untuk kepentingan perusahaan, bukan kepentingan pribadi.
3. Jadwal dan Tempat Berlangsungnya Kegiatan
Sebelum kegiatan berlangsung, perusahaan sudah menentukan hari, waktu, tempat dan aspek operasional untuk kebutuhan perjalanan dinas. Membuat jadwal secara menyeluruh akan membantu perusahaan untuk mengetahui aktivitas karyawan selama seharian. Jadi, karyawan tidak bisa bersikap seenaknya selama melakukan dinas.
Berhubung karena setiap orang punya “penyakit” lupa, termasuk atasan, sebaiknya cantumkan jadwal dan tempat perjalanan dinas dengan
4. Alur dan Hasil
Hasil dan cara membuat laporan perjalanan dinas dapat dijelaskan menggunakan rumus 5W + 1H. Misalnya saja:
- Perjalanan apa yang dilakukan?
- Siapa yang melakukan perjalanan?
- Di mana perjalanan dinas diadakan?
- Kapan perjalanan dinas dilakukan?
- Mengapa karyawan A dipilih melakukan perjalanan dinas?
- Bagaimana rentetan kegiatan selama perjalanan?
Pertanyaan ini dapat ditanyakan kepada diri sendiri, lalu dikembangkan menggunakan cara sendiri. Pastikan alur dan hasilnya mudah dipahami oleh orang yang membacanya.
5. Rincian Biaya
Setelah alur dan hasilnya selesai, jangan lupa untuk membuat rincian biaya perjalanan dinas. Mulai dari tiket pesawat, biaya transportasi selama dinas, makan, hiburan, dan biaya penginapan. Masing-masing pos biasanya sudah memiliki budget tersendiri, jadi pastikan tidak over budget.
Rincian biaya perlu dilaporkan sebagai bentuk pertanggungjawaban karyawan kepada perusahaan. Karena bagaimanapun juga, karyawan menggunakan uang operasional perusahaan, bukan uang pribadi.
Baca Juga: Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas dan Urgensinya
Jenis-jenis Perjalanan Dinas

Pada dasarnya, perjalanan dinas dibagi menjadi beberapa jenis berdasarkan wilayah dan transportasi yang digunakan. Apa perbedaannya? Simak dalam penjelasan berikut ini.
Berdasarkan Wilayah
- Perjalanan dinas domestik, baik antar daerah atau antar kota dalam satu provinsi dan perjalanan dinas antar provinsi
- Perjalanan dinas internasional, yaitu antar negara
Berdasarkan Transportasi yang Digunakan
- Perjalanan darat, biasanya menggunakan bus, kereta, atau travel
- Perjalanan laut, menggunakan kapal laut
- Perjalanan udara, menggunakan pesawat udara, helikopter, atau jet
Tips Membuat Laporan Perjalanan Dinas
Agar laporan perjalanan dinas rapi, berikut ini tips-tips membuat laporan yang bisa diterapkan.
1. Buat Rencana Perjalanan Sejak Awal
Laporan perjalanan merupakan hasil akhir dari suatu perjalanan. Laporan ini dapat dijadikan sebagai bentuk pertanggungjawaban perjalanan karyawan, sehingga tidak menimbulkan tanda tanya. Hal yang wajar jika membuat laporannya membutuhkan banyak waktu.
Untuk mempersingkat waktu, kamu bisa membuat rencana perjalanan sejak awal menggunakan poin-poin berikut ini:
- Lakukan riset untuk menentukan gambaran perjalanan
- Ketahui siapa saja yang akan ditemui selama perjalanan dinas
- Tentukan akomodasi dan transportasi yang digunakan
- Tentukan tujuan perjalanan dinas bagi perusahaan dan diri sendiri
- Ketahui seberapa penting perjalanan dinas agar kamu bisa tampil dengan performa terbaik selama menjalaninya
- Ketahui cara memaksimalkan perjalanan
2. Susun Jadwal Perjalanan
Apa saja yang akan kamu lakukan selama perjalanan dinas? Sebaiknya buatkan jadwal perjalanan agar waktumu menjadi efektif. Jika ternyata ada waktu luang yang tersisa, kamu bisa gunakan untuk mengadakan kegiatan sekunder dengan klien atau orang-orang yang ingin ditemui di tempat tujuan.
Satu hal yang perlu dicatat yaitu jangan sampai ada satu kegiatan pun yang terlewatkan, terutama kegiatan penting. Kamu tahu dampak yang mungkin timbul akibat kelalaian ini. J
3. Gunakan Aplikasi Digital
Pastikan kamu sudah mencatat rencana perjalanan dari awal sampai akhir dengan rapi di laptop. Untuk mengolah datanya, kamu bisa gunakan aplikasi digital yang ada di laptop, seperti:
- Google sheets, untuk membuat catatan, rincian kegiatan, dan daftar biaya selama perjalanan dinas
- Notes, untuk mencatat hal-hal penting selama perjalanan dinas secara ringkat melalui smartphone
- Scan, untuk dokumentasi dokumen yang diperlukan selama perjalanan dinas. Jadi kamu tidak perlu ribet membawa kamera digital
4. Baca Ulang Laporan Perjalanan Dinas
Laporan perjalanan dinas yang kamu buat nantinya akan dibaca oleh atasan. Sebelum diserahkan, pastikan kamu sudah membacanya kembali untuk memastikan apakah laporan sudah benar atau masih ada kesalahan, seperti typo. Jika ternyata ada kesalahan, kamu dapat segera perbaiki untuk mencegah berbagai pertanyaan dari atasan.
Pastikan semuanya sudah tercatat dengan rapi dan detail. Gunakan bahasa yang formal, tapi tetap mudah dimengerti oleh atasan. Tujuannya untuk menghindari adanya kesalahpahaman yang membuat perjalanan dinas menjadi tertunda.
5. Minta dan Beri Masukan
Sah-sah saja jika kamu ingin langsung menyerahkan laporan perjalanan dinas kepada atasan. Namun, alangkah baiknya minta masukan kepada rekan kerja yang sudah pernah melakukan perjalanan dinas. Masukan dari mereka bisa dijadikan insight untuk menuliskan laporan perjalanan yang bagus.
Jika ternyata perusahaan meminta masukan darimu, maka sampaikan masukan yang sifatnya membangun tanpa ada unsur menjelek-jelekkan pihak yang terlibat dalam perjalanan dinas. Jika ada masukan untuk pihak lain, sebaiknya disampaikan dengan sopan menggunakan kata-kata yang enak didengar. Alhasil, masukan darimu tidak menimbulkan sakit hati yang sejatinya dapat mengganggu kenyamanan saat bekerja.
Baca Juga: Jenis Asuransi Perjalanan, Manfaat, dan Cara Klaim
Tentukan Siapa Saja yang Melakukan Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas biasanya dilakukan oleh karyawan yang menduduki level tertentu atau petinggi di perusahaan, tapi kebijakan ini berbeda-beda di setiap perusahaan. Ada perusahaan yang cuma mengutus petinggi atau pihak yang memiliki kepentingan di perusahaan, tapi ada juga perusahaan yang memperbolehkan karyawan level staff untuk melakukan perjalanan dinas. Maka dari itu, tentukan siapa saja yang berhak melakukan perjalanan dinas di perusahaan.
Pastikan masing-masing utusan mematuhi kebijakan yang berlaku selama melakukan perjalanan dinas. Jangan lupa untuk tentukan budget bagi setiap karyawan yang diutus guna mencegah terjadinya over budget. Dengan demikian, cash flow perusahaan dapat terjaga dengan baik meski banyak karyawan yang melakukan perjalanan dinas dalam kurun waktu tertentu.
Selain perencanaan yang matang, memiliki asuransi perjalanan sebelum hari keberangkatan perjalanan dinas adalah hal yang tidak boleh dilupakan. Dengan asuransi perjalanan perjalanan dinas menjadi lebih aman dan nyaman. Dapatkan penawaran asuransi perjalanan terbaik untuk perjalana dinas di Cermati Protect dengan mengisi formulir dibawah ini!