Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas dan Urgensinya

Bagi yang suka melakukan perjalanan dinas, memiliki asuransi perjalanan atau insurance travel adalah hal yang wajib. Asuransi perjalanan memberikan sejumlah manfaat yang tidak didapatkan dari produk asuransi lain. Sebab, manfaatnya sendiri sudah dibuat secara spesifik untuk melengkapi kebutuhan perjalananmu.

Asuransi bekerja untuk meminimalisir segala bentuk risiko yang terjadi selama di perjalanan. Di dalamnya termasuk hal-hal yang tidak diinginkan, seperti kehilangan bagasi, koper penyok, dan lain sebagainya. Sebelum bepergian, sebaiknya beli asuransi yang satu ini agar perjalanan menjadi lebih aman.

Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas Bagi Karyawan

Asuransi perjalanan merupakan salah satu bentuk produk yang menyelamatkan perjalanan kamu dari berbagai risiko yang mungkin terjadi. Misalnya, saat perjalanan dibatalkan oleh maskapai penerbangan karena alasan tertentu. Setidaknya dengan asuransi, kamu tidak perlu sedih yang berlebihan karena biaya yang dikeluarkan tidak terlalu banyak.

Biaya tiket pesawat akan dikembalikan kepadamu, bahkan dengan tambahan kompensasi atas pembatalan penerbangan. Tanpa asuransi perjalanan, kamu tidak akan mungkin menerima kompensasi pembatalan ini. Kalaupun ada, jumlahnya tidak sebesar saat kamu melengkapi perjalananmu dengan asuransi.

Membekali karyawan dengan asuransi perjalanan dinas secara otomatis membuat perusahaan lebih harum. Tidak hanya di mata pihak internal saja, tapi juga eksternal. Dengan ini, perusahaan berhasil menunjukkan kepeduliannya terhadap kesejahteraan karyawan yang ingin melakukan perjalanan dinas, baik ke luar kota maupun ke luar negeri.

Hal-hal yang Harus Disiapkan Perusahaan untuk Perjalanan Dinas Karyawan

Selain asuransi perjalanan, terdapat hal-hal lain yang perusahaan perlu disiapkan untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas. Alhasil, perjalanan dinas menjadi maksimal dan tidak terkesan membuang-buang uang perusahaan. Adapun hal-hal yang perlu disiapkan, di antaranya.

1. Rincian Perjalanan Dinas

Setiap karyawan berhak untuk mengetahui rincian perjalanan yang akan dilakukannya. Mulai dari tujuan perjalanan, tempat yang akan dikunjungi, dan lain sebagainya. Perusahaan perlu membicarakan hal ini terlebih dahulu dengan karyawan sebelum melakukan perjalanan dinas.

Selain itu, perusahaan perlu memberitahu materi yang perlu disiapkan saat perjalanan dinas. Misalnya, saat bawahan diutus untuk mewakili atasannya menghadiri rapat dengan investor, maka bawahan tersebut harus mengetahui dan menguasai materi yang akan dijelaskan. Dengan rangkaian aktivitas yang rinci, perjalanan dinas pun menjadi jelas adanya.

2. Dokumen yang Lengkap

Perjalanan dinas dapat dilakukan di dalam maupun di luar negeri. Perusahaan yang mengutus karyawan untuk perjalanan dinas wajib menyiapkan dokumen lengkap terkait perjalanan. Mulai dari surat tugas, paspor, bahkan visa untuk perjalanan ke luar negeri. 

3. Akomodasi Selama Perjalanan

Hal yang tak kalah penting saat melakukan perjalanan dinas adalah akomodasi karyawan. Perusahaan perlu mencari tahu tentang kebijakan di wilayah atau negara yang dikunjungi karyawan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Akomodasi tidak hanya berupa penginapan, tapi juga transportasi yang digunakan untuk mendukung mobilisasi karyawan selama melakukan perjalanan dinas.

Baca Juga: Fungsi Asuransi: Primer, Sekunder, dan Khusus

Jenis-jenis Asuransi Perjalanan Dinas

Perusahaan asuransi menawarkan produk dalam berbagai opsi. Perusahaan dapat memilih sesuai kebutuhan perjalanan karyawan. Berikut ini 2 jenis travel insurance menurut jangka waktunya.

1. Asuransi Single Trip

Seperti namanya, asuransi ini memiliki masa berlaku untuk satu kali perjalanan saja. Jika kamu sudah menggunakannya satu kali dan ingin melakukan perjalanan di kemudian hari, itu artinya kamu harus membeli produknya lagi. Asuransi ini biasanya ditujukan untuk karyawan yang jarang melakukan perjalanan dinas.

2. Asuransi Annual Travel

Produk yang satu ini memiliki masa berlaku satu tahun, jadi bisa dipakai berkali-kali. Asuransi ini cocok untuk karyawan yang rutin melakukan perjalanan dinas, misalnya 1-2 kali dalam sebulan. Jika masa berlakunya sudah habis, maka asuransi perlu diperbaharui agar dapat kembali digunakan untuk kebutuhan dinas.

Manfaat Perlindungan Asuransi Perjalanan

Sama seperti asuransi pada umumnya, asuransi perjalanan menawarkan beberapa manfaat lainnya penting selama perjalanan. Manfaat tersebut, di antaranya.

1. Perlindungan Atas Barang Pribadi

Jika maskapai penerbangan menyebabkan kerugian bagi karyawan yang melakukan perjalanan bisnis, pihak maskapai akan dikenakan sanksi. Bentuknya berupa biaya ganti rugi atas kerugian yang terjadi. Misalnya, karyawan kehilangan barang-barang pribadi saat penerbangan, maka maskapai akan memberikan ganti rugi sebesar Rp200.000 per kg barang atau maksimal Rp4.000.000.

Nominal biaya ganti rugi untuk setiap maskapai penerbangan berbeda, tergantung kebijakan masing-masing. Perlindungan juga berlaku apabila bagasi rusak dan penyok. Pemberian ganti rugi biasanya harus sesuai dengan prosedur yang berlaku, dan penumpang wajib mengikuti prosedur ini.

2. Manfaat Penundaan Penerbangan

Penundaan penerbangan adalah hal yang menyebalkan,  tapi tidak bisa dihindari begitu saja. Delay justru sering terjadi karena jadwal penerbangan yang bentrok dengan penerbangan lain atau kondisi cuaca yang buruk. Dengan asuransi perjalanan, karyawan akan mendapatkan kompensasi atas keterlambatan penerbangan ini.

Kompensasi diberikan apabila keterlambatan telah mencapai batas waktu tunggu yang ditetapkan. Misalnya, jika penerbangan delay selama 4 jam, maka penumpang akan diberikan kompensasi sebesar Rp400.000. Selain berbentuk uang tunai, manfaat lain yang diberikan dapat berupa makan siang atau makan malam.

3. Kecelakaan dan Biaya Medis

Asuransi perjalanan yang diberikan perusahaan membuat karyawan merasa aman dan nyaman saat melakukan dinas ke mana saja. Seandainya karyawan jatuh sakit atau kecelakaan di tempat tujuan, ia akan mendapatkan perawatan medis. Biaya perawatan akan ditanggung oleh perusahaan asuransi perjalanan.

Pada umumnya, manfaat kecelakaan dan perawatan medis yang diberikan asuransi berupa:

• Biaya perawatan akibat jatuh sakit atau kecelakaan
• Biaya perawatan untuk penyakit khusus
• Biaya perawatan lanjutan (bila dibutuhkan) di negara asal

4. Jaminan Pemulangan Jenazah

Jika pemegang asuransi meninggal dunia saat melakukan perjalanan, maka travel insurance akan mengcover biaya pemulangan jenazah. Mulai dari biaya transportasi dan lain-lain saat diberangkatkan dari kota tujuan menuju kota asal. Ini sangat bermanfaat bagi keluarga yang ditinggalkan.

5. Biaya Kunjungan Keluarga

Jatuh sakit atau kecelakaan bukanlah hal yang diharapkan saat melakukan perjalanan, bukan? Namun, hal ini tidak lagi menimbulkan kekhawatiran karena asuransi juga memberikan jaminan biaya kunjungan keluarga ke kota atau negara tujuan. Akan tetapi, manfaat ini hanya berlaku untuk beberapa produk asuransi perjalanan saja. 

Penting agar perusahaan memilih asuransi perjalanan dengan manfaat yang luas. Apa pun bentuk risiko yang mungkin dialami karyawan selama perjalanan, hal ini secara tidak langsung akan mengurangi beban perusahaan. Sebab, biaya yang timbul akibat perjalanan akan dibayarkan oleh asuransi.

6. Bantuan 24 Jam

Asuransi perjalanan memberikan layanan bantuan selama 24 jam. Kapan saja polis membutuhkan bantuan, call center asuransi siap membantu. Di dalamnya termasuk bantuan saat membutuhkan layanan evakuasi medis darurat.

Baca Juga: Tips Perusahaan Menjamin Kesehatan Karyawan di Kantor

Cara Klaim Asuransi Perjalanan

Ingin melakukan klaim ke pihak asuransi? Terdapat dua cara klaim yang disediakan. Polis hanya perlu memilih salah satu di antaranya.

1. Klaim Langsung

Klaim langsung berlaku apabila perusahaan memiliki rumah sakit rekanan di kota atau negara tujuan. Klaim atas perawatan medis ini tidak selamanya 100%, karena jumlahnya tergantung dari manfaat yang ada pada buku polis. Jika biaya penggantian yang diberikan asuransi sebesar 60%, itu artinya 40% sisanya harus dibayarkan oleh polis yang bersangkutan.

2. Penggantian Biaya (Reimbursement)

Sistem klaim ini dilakukan apabila biaya perawatan ditanggung oleh karyawan terlebih dahulu menggunakan uang pribadi. Selanjutnya, polis perlu menyiapkan kwitansi biaya perawatan, lalu memberikannya kepada perusahaan. Nanti perusahaan akan bantu teruskan ke perusahaan asuransi, dan karyawan mendapatkan reimbursement sesuai nominal yang dikeluarkan.

Perjalanan Aman dengan Asuransi Perjalanan yang Tepat

Tertarik melakukan perjalanan bisnis dalam waktu dekat? Jangan lupa melengkapi diri Anda dengan produk asuransi perjalanan yang tepat, yang produknya sesuai dengan kebutuhan. Asuransi secara tidak langsung akan membantu mengurangi beban pengeluaran atas kejadian yang tak diinginkan di kota maupun negara tujuan. 

Dengan proteksi dari travel insurance, Anda dapat melakukan perjalanan dengan aman, nyaman, dan jauh dari rasa khawatir. Pembelian asuransi dapat dilakukan secara offline, yaitu melalui agen atau membeli asuransi online melalui situs resmi perusahaan asuransi atau platform keuangan terpercaya yang sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi. Hal terakhir yang tak kalah penting adalah selalu bandingkan produk dan manfaat asuransi perjalanan sebelum membeli untuk mendapatkan perlindungan maksimal saat melakukan perjalanan. 

Dapatkan produk asuransi perjalanan terbaik baik untuk perjalanan dinas, bisnis atau liburan dengan mengisi form dibawah ini!