Perjalanan Dinas Pimpinan Kantor? Siapkan Ini!

Guna meningkatkan hubungan dan perkembangan perusahaan, seorang pimpinan kerap kali melakukan perjalanan dinas baik di dalam maupun luar negeri. Untuk memudahkan urusan perjalanan, perusahaan memiliki seorang sekretaris. Tugasnya adalah untuk mengurus urusan administrasi pimpinan, sehingga perjalanan dinas berjalan dengan lancar sesuai schedule yang sudah ditentukan.

Selain tentang rencana perjalanan, sekretaris juga perlu memperhitungkan anggaran perjalanan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada perusahaan. Ingin tahun lebih banyak rentang perjalanan dinas pimpinan? Simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas merupakan perjalanan ke luar tempat kedudukan atau ke luar kantor yang ditujukan untuk kepentingan tertentu. Perjalanan dinas biasa dilakukan oleh pimpinan perusahaan maupun karyawan yang ditunjuk sebagai perwakilan perusahaan dalam pertemuan tertentu. Perjalanan dinas dibagi menjadi dua kategori, yaitu:

• Perjalanan dinas ke luar kota adalah perjalanan yang dilakukan di luar lokasi kantor atau berbeda provinsi dalam kurun waktu tertentu
• Perjalanan dinas ke luar negeri adalah perjalanan yang dilakukan di luar Negara Indonesia, misalnya Singapura. Tujuannya untuk memperluas koneksi dan membangun hubungan internasional demi kepentingan bisnis

Jenis-jenis Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas yang dilakukan oleh pihak internal di perusahaan terdiri dari beberapa jenis. Ini akan disesuaikan dengan kepentingan yang ingin dicapai oleh perusahaan masing-masing. Adapun jenis-jenis perjalanan dinas, di antaranya:

• Perjalanan dinas untuk rapat kerja
• Perjalanan dinas untuk kunjungan tertentu
• Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar nasional maupun internasional
• Perjalanan dinas untuk pelantikan tertentu
• Perjalanan dinas untuk kenaikan jabatan atau promosi jabatan
• Perjalanan dinas untuk melakukan kerja sama dengan perusahaan lain
• Perjalanan dinas untuk menghadiri seremonial atau acara tertentu
• Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
• Perjalanan dinas untuk menentukan tender
• Perjalanan dinas untuk rapat umum pemegang saham

Baca Juga: Perhatikan 5 Hal Ini Sebelum Membeli Asuransi Perjalanan

Persiapan yang Perlu Dilakukan untuk Perjalanan Dinas Pimpinan

Menyiapkan kebutuhan perjalanan dinas bukanlah hal yang mudah. Seorang sekretaris perlu melakukan beberapa hal, yaitu.

1. Menyiapkan Dokumen yang Dibutuhkan

Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, sebaiknya siapkan berbagai dokumen terlebih dahulu. Mulai dari dokumen perjalanan hingga kebutuhan surat-menyurat yang dibutuhkan, seperti.

Surat Tugas atau Surat Perintah

Menyiapkan surat tugas atau surat perintah bertujuan sebagai bentuk informasi untuk mengetahui ke mana dan kapan pimpinan atau karyawan melakukan perjalanan dinas. Surat ini berisikan tentang tujuan utusan menghadiri suatu acara yang disertai dengan cap maupun tanda tangan dari pimpinan. 

Surat tugas atau surat perintah dilengkapi dengan nomor surat, tujuan kegiatan, lokasi kegiatan, waktu, dan jabatan dari seseorang yang menghadiri suatu kegiatan. Setelah surat ini dikeluarkan, maka utusan dari perusahaan wajib mempertanggungjawabkan kegiatan yang dihadirinya. Biasanya akan ada meeting tertentu untuk membahas tentang kegiatan dalam surat perintah.

Paspor

Dokumen selanjutnya yang perlu disiapkan adalah paspor. Paspor adalah identitas warga negara yang ingin melakukan perjalanan ke luar negeri. Tanpa paspor, maka utusan dari perusahaan bisa dianggap pengunjung gelap di negara tujuan.

Paspor dapat dikategorikan ke dalam beberapa warna, yaitu:

• Paspor berwarna hijau, disebut juga paspor biasa yaitu paspor yang diterbitkan oleh kantor imigran dengan masa berlaku 10 tahun
• Paspor berwarna hitam, ditujukan untuk pejabat diplomatik yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri
• Paspor berwarna biru, ditujukan untuk pegawai atau pejabat untuk kepentingan dinas yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dengan masa berlaku tertentu
• Paspor berwarna coklat, ditujukan untuk masyarakat yang ingin melakukan ibadah haji dan dikeluarkan oleh Departemen Agama
• Paspor khusus, yang dibagi menjadi dua jenis yaitu paspor merah untuk pejabat tinggi United Nations dan paspor biru muda untuk staf PBB

VISA

Ada juga dokumen berupa VISA untuk negara-negara tertentu. VISA ini adalah dokumen tambahan yang dibawa oleh pengunjung sebagai bukti bahwa ia diizinkan berada di suatu negara dalam kurun waktu tertentu. VISA dikeluarkan oleh duta besar suatu negara yang berada di negara asal pengunjung. 

VISA sendiri terdiri dari beberapa jenis, di antaranya:

• Tourist VISA, yaitu surat izin yang ditujukan untuk kepentingan liburan
• Business VISA, yaitu surat izin untuk kepentingan bisnis di suatu negara
• Official VISA, yaitu surat izin untuk kepentingan internasional yang diberikan kepada perwakilan suatu negara
• Immigrant VISA, yaitu surat izin yang digunakan oleh orang asing ketika ingin menetap di negara tertentu
• Diplomatic VISA, yaitu surat izin yang diberikan kepada diplomat atau duta negara agar mendapatkan perlakuan khusus di negara tujuan
• Transit VISA, yaitu surat izin yang digunakan untuk kepentingan singgah di negara tertentu dalam kurun waktu 1-3 hari sebelum melanjutkan perjalanan ke negara yang dituju

Yellow Card

Disebut juga sebagai kartu kesehatan. Kartu ini dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan pemerintah dan akan diberikan kepada warga negara yang ingin melakukan perjalanan ke luar negeri.

Undangan

Dokumen berupa undangan juga diperlukan jika pimpinan ingin menghadiri event tertentu. Undangan ini biasanya didapat dari relasi atau kerabat perusahaan. Contoh undangan yang dapat dihadiri berupa undangan pameran, pernikahan, diklat, seminar, dan lain-lain.

Dokumen lainnya

Demi kelancaran perjalanan bisnis, sekretaris juga perlu menyiapkan dokumen lain yang sesuai dengan tujuan kegiatan dan tempat yang dituju. Misalnya, jika pimpinan ingin melakukan perjalanan dinas ke luar negeri, sebaiknya siapkan dokumen pembayaran fiskal atau pajak. 

Untuk kelengkapan dokumen lain-lain, hal ini bisa ditanyakan langsung kepada pimpinan atau cari tahu dari sekretaris lain yang pernah mengurus perjalanan pimpinan ke luar negeri.

2. Menghitung Anggaran yang Dibutuhkan

Perjalanan dinas di dalam dan luar negeri membutuhkan anggaran tertentu. Anggaran ini disusun dari jauh-jauh hari karena akan di-review oleh atasan untuk mendapatkan persetujuan perjalanan. Di dalamnya memuat tentang biaya yang dibutuhkan selama melakukan perjalanan dinas, seperti biaya tiket penerbangan atau kereta, makan, hotel, dan transportasi.

Anggaran ini disesuaikan dengan budget yang sudah ditentukan untuk masing-masing karyawan berdasarkan jabatannya. Jadi, antara anggaran untuk staf dan supervisor pasti berbeda karena fasilitas selama perjalanan juga berbeda.

3. Menentukan Penginapan

Tempat penginapan pimpinan yang ingin melakukan perjalanan dinas pun harus ditentukan sejak awal. Tempat ini biasanya akan ditanyakan langsung kepada  pimpinan dan disesuaikan dengan referensi yang diberikan. Penginapannya harus nyaman dengan fasilitas yang lengkap untuk menunjang produktivitas pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.

Berbeda dengan karyawan atau staf yang melakukan perjalanan. Mereka biasanya mencari dan menentukan tempat penginapan sendiri sesuai anggaran yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Jika harganya mahal, maka karyawan perlu melaporkan hal ini kepada atasan agar anggaran penginapan ditambah.

4. Menyiapkan Transportasi yang Digunakan di Lokasi Tujuan

Namanya juga pimpinan, jadi transportasi yang digunakan biasanya mobil pribadi lengkap dengan supir. Permasalahannya adalah jenis kendaraan apa yang digunakan? Hal ini perlu dipikirkan oleh sekretaris karena tidak semua pimpinan mau naik kendaraan pribadi yang biasa-biasa saja. 

Terkadang harus ada fasilitas tertentu untuk meningkatkan kenyamanan selama di perjalanan. Fasilitas ini biasanya dalam bentuk request karena sifatnya personal. Jadi, antara pimpinan divisi A dan B pasti memiliki request yang berbeda.

5. Menentukan Kegiatan yang Dilaksanakan

Seluruh rangkaian kegiatan yang dilakukan di kota atau negara tujuan harus disusun secara rapi, detail, dan jelas. Mulai dari kegiatan saat pimpinan menginjakkan kaki di tujuan, meeting yang akan dihadiri, hingga lokasinya.

Setiap kegiatan sudah dijadwalkan sesuai jam masing-masing, jadi waktu dapat digunakan secara maksimal. Apalagi untuk pimpinan yang memiliki schedule yang padat, sudah pasti tidak mau membuang-buang waktu. Sebab, waktu adalah uang bagi mereka. 

Baca Juga: Jenis Asuransi Perjalanan, Manfaat, dan Cara Klaim

Persiapkan Perjalanan Dinas Sebaik Mungkin untuk Tingkatkan Penilaian

Laporan dibutuhkan untuk setiap perjalanan dinas karena ini berkaitan dengan keberlangsungan perusahaan di masa mendatang. Inti dari laporan tersebut adalah tentang berapa lama perjalanan dinas dilakukan, anggaran yang dikeluarkan, tanggal keberangkatan, dan kepulangan pimpinan. Semuanya perlu disusun secara rapi untuk menghindari adanya miskomunikasi atau kesalahan jadwal yang dapat menimbulkan masalah yang fatal.

Kumpulkan seluruh kebutuhan pimpinan dalam satu tempat, lalu buat check list atas barang atau dokumen yang dibutuhkan agar tidak tertinggal. Pekerjaan yang rapi menjadi bukti kepada pimpinan bahwa kamu capable dalam pekerjaan dan layak diperhitungkan. Hal ini otomatis akan mempengaruhi penilaian di akhir tahun nanti.

Jangan lupa, sebelum melakukan perjalanan dinas untuk membeli asuransi perjalanan untuk melindungi pimpinan Anda dari berbagai risiko perjalanan selama melakukan perjalanan dinas.

Dapatkan asuransi perjalanan terbaik untuk melindungi baik pimpinan dan karyawan selama perjalanan dinas di Cermati Protect dengan mengisi formulir dibawah ini!