Jenis, Istilah, Prinsip, dan Syarat Asuransi Perjalanan Bisnis

Seseorang bisa melakukan perjalanan dalam kurun waktu yang cukup lama. Perjalanan tipe ini biasanya disebut perjalanan bisnis yang ditujukan untuk kebutuhan bisnis dan pekerjaan. Berbeda dengan perjalanan untuk kebutuhan liburan atau komuter yang biasanya hanya berlangsung dalam kurun waktu 3-4 hari saja.

Perjalanan ini dilakukan oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan di perusahaan. Feedback dari perjalanan ini biasanya untuk keberlangsungan bisnis, seperti menjalin kerja sama, rapat tender, dan ekspansi bisnis dengan perusahaan lain.

Mau tahu lebih banyak tentang perjalanan bisnis? Simak informasi selengkapnya sebagai berikut.

Apa Itu Perjalanan Bisnis?

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk untuk melakukan tugas yang berkaitan dengan tugas kedinasan. Perjalanan ini dilakukan atas perintah atasan yang ada di perusahaan. Setelah pimpinan memberitahu tentang penugasan ini, maka sekretaris akan mengurus persiapan keberangkatan karyawan yang ditunjuk.

Beberapa hal yang dipersiapkan oleh sekretaris, di antaranya:

• Tujuan perjalanan
• Tanggal keberangkatan dan kepulangan
• Tanggal, waktu, dan tempat yang akan didatangi oleh karyawan di tempat dinas dilakukan
• Menyiapkan transportasi selama melakukan perjalanan bisnis
• Menyiapkan dokumen perjalanan bisnis
• Memilih hotel tempat tinggal karyawan

Pada dasarnya, perjalanan bisnis tidak hanya dilakukan oleh karyawan di perusahaan swasta. Perusahaan milik pemerintah juga melakukan perjalanan ini dengan sebutan perjalanan dinas. Dasar hukum perjalanan dinas luar negeri di dalam pemerintahan dimuat dalam:

• Peraturan Menteri Keuangan No. 164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Dinas Luar Negeri
• Peraturan Menteri Keuangan No. 227/PMK.05/2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan No. 164/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Dinas Luar Negeri
• Peraturan Menteri Keuangan No. 181/PMK.05/2019 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Keuangan No. 64/PMK.05/2015 tentang Tata Cara Pelaksanaan Dinas Luar Negeri

Baca Juga: Kategori Asuransi Perjalanan Dalam Negeri dan Cara Klaimnya

Prinsip Perjalanan Luar Negeri

Dalam melaksanakan perjalanan dinas luar negeri, terdapat empat prinsip yang harus diperhatikan, di antaranya:

Prinsip Selektif	Adalah prinsip yang ditujukan bagi yang berkepentingan dan menjadi prioritas. Prinsip ini berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah yang diatur dalam Inpres No. 11/2005, Permensekneg No. 11/2008, dan PMK No. 164/PMK.05/2015 pasal 3.
Prinsip Ketersediaan Anggaran	Adalah prinsip tentang pengadaan anggaran untuk perjalanan dinas yang dikaitkan dengan kesesuaian dengan kinerja kementerian.
Efisiensi dan Efektivitas	Di mana penggunaan anggaran negara harus berjalan secara efisien dan efektif sesuai dengan Permensekneg No. 11/2008 dan PMK No. 164/PMK.05/205 pasal 3.
Transparansi dan Akuntabilitas	Adalah pelaksanaan dinas harus berjalan transparan, khususnya dalam pemberian pemerintah dan pembebanan biaya selama melakukan perjalanan dinas.

Istilah Dalam Perjalanan Bisnis

Terdapat empat istilah yang biasa ditemukan dalam perjalanan bisnis, di antaranya:

Surat Perjalanan Dinas (SPD)	Adalah surat yang diterbitkan oleh PPK dalam rangka melakukan perjalanan dinas tingkat Pegawai Negeri Sipil (PNS), PPPK, anggota TNI, Polri, dan pejabat negara.
Surat Persetujuan Perjalanan Dinas	Adalah surat izin yang diterbitkan langsung oleh presiden atau pimpinan tertinggi di perusahaan untuk meninggalkan wilayah tertentu dalam kurun waktu tertentu.
Surat Tugas	Adalah surat penugasan yang diterbitkan oleh pimpinan perusahaan atau menteri atau pejabat dan diberikan kepada karyawan yang ditunjuk sebagai dasar saat melakukan perjalanan.
Exit Permit	Disebut juga sebagai surat izin berangkat ke luar negeri, adalah surat yang diberikan kepada WNI yang akan melakukan perjalanan ke negara yang ditunjuk. Surat ini diterbitkan langsung oleh Menteri Luar Negeri (Menlu) atau pejabat yang sudah ditunjuk.

Jenis-Jenis Perjalanan Bisnis

Sebagian besar orang hanya mengetahui perjalanan dinas secara umum saja. Padahal perjalanan dinas dibagi menjadi dua jenis, di antaranya.

Perjalanan Dinas Jabatan

Perjalanan dinas jabatan adalah kegiatan resmi yang dilakukan oleh pegawai atau pejabat dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya atas nama instansi atau lembaga yang bersangkutan. Ini bisa melibatkan perjalanan antar kota, antar negara, atau bahkan ke luar negeri, tergantung pada kebutuhan tugas dan kegiatan yang harus dilaksanakan. Dalam konteks ini, perlindungan dengan asuransi perjalanan bisnis sangatlah penting untuk menjamin keamanan dan kesejahteraan pegawai serta kelancaran pelaksanaan tugas dinas tersebut.

Perjalanan Dinas Luar Negeri

Perjalanan dinas luar negeri adalah kunjungan resmi yang dilakukan oleh pejabat, diplomat, atau delegasi suatu negara ke negara lain dalam rangka menjalankan tugas resmi, memperkuat hubungan bilateral, melakukan negosiasi, atau menghadiri acara internasional. Perjalanan ini dapat melibatkan berbagai bidang seperti diplomasi, perdagangan, budaya, dan lainnya. Tujuan utamanya adalah untuk mewakili negara dan mempromosikan kepentingan nasional di tingkat internasional.

Dasar Hukum dan Prinsip Asuransi Perjalanan Bisnis Luar Negeri

Dasar hukum dan prinsip asuransi perjalanan bisnis luar negeri berkaitan dengan perlindungan yang diberikan kepada individu atau perusahaan yang melakukan perjalanan dinas ke luar negeri. Beberapa dasar hukum dan prinsip yang relevan termasuk:

1. Hukum Kontrak: Asuransi perjalanan bisnis luar negeri didasarkan pada kontrak antara pemegang polis (biasanya perusahaan) dan perusahaan asuransi. Kontrak ini menetapkan hak dan kewajiban masing-masing pihak.
2. Prinsip Asuransi: Prinsip-prinsip umum asuransi, termasuk prinsip keadilan, insurable interest (kepentingan yang dapat diasuransikan), utmost good faith (prinsip kejujuran tertinggi), indemnity (prinsip penggantian kerugian), dan proximate cause (penyebab yang dominan), berlaku dalam asuransi perjalanan bisnis.
3. Regulasi Pemerintah: Beberapa negara mungkin memiliki regulasi khusus terkait asuransi perjalanan bisnis luar negeri, termasuk persyaratan minimum cakupan asuransi untuk pekerjaan di luar negeri.
4. Kebijakan Perusahaan: Banyak perusahaan memiliki kebijakan internal terkait perjalanan dinas luar negeri, termasuk persyaratan untuk memiliki asuransi perjalanan yang memadai sebelum melakukan perjalanan.
5. Perlindungan Kesehatan dan Keamanan: Asuransi perjalanan bisnis luar negeri mencakup perlindungan terhadap risiko kesehatan, kecelakaan, evakuasi medis, kehilangan atau kerusakan bagasi, dan pembatalan perjalanan yang tidak terduga.

Manfaat Melakukan Perjalanan Bisnis Luar Negeri

Pada dasarnya, perjalanan bisnis dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk perkembangan perusahaan dan karyawan yang melakukan perjalanan. Secara umum, manfaat melakukan perjalanan bisnis luar negeri, antara lain:

• Untuk melaksanakan tugas dan fungsi dari jabatan yang disandang
• Untuk mempelajari hal-hal baru
• Mendapatkan pengobatan di luar negeri sesuai dengan pimpinan di suatu lembaga
• Menjemput atau mengantar jenazah yang meninggal di luar negeri karena menjalankan tugas
• Mengikuti kegiatan magang di luar negeri
• Melaksanakan datasering
• Menghadiri sidang atau konferensi internasional, lokakarya, seminar, studi banding, dan kegiatan yang sejenis
• Mengikuti atau menghadiri promosi internasional
• Mengikuti training atau pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan skill karyawan dalam bidang tertentu
• Mengikuti kursus singkat atau penelitian di luar negeri

Dengan memahami dasar hukum dan prinsip-prinsip asuransi perjalanan bisnis luar negeri, perusahaan dan individu dapat memilih kebijakan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan memastikan perlindungan yang memadai selama perjalanan dinas ke luar negeri.

Pentingnya Asuransi Perjalanan Bisnis

Mengingat setiap perjalanan selalu memiliki risiko, seperti kehilangan bagasi, penerbangan terlambat, tertimpa bencana alam, dan yang paling buruk adalah meninggal dunia. Asuransi perjalanan bisnis diberikan untuk melindungi karyawan selama melakukan perjalanan. Beberapa manfaat yang diberikan, seperti biaya perawatan jika jatuh sakit, penggantian kerugian akibat kehilangan, dan santunan kematian.

Berdasarkan jangka waktunya, asuransi perjalanan bisnis dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

• Asuransi single trip, adalah jenis asuransi yang berlaku untuk satu kali perjalanan pulang-pergi. Asuransi ini cocok untuk karyawan yang hanya sesekali melakukan perjalanan.
• Asuransi annual trip, adalah jenis asuransi yang berlaku dalam setahun dan dapat digunakan untuk melakukan perjalanan selama berulang kali. Asuransi ini cocok untuk karyawan yang memiliki frekuensi perjalanan bisnis yang tinggi.

Perbandingan Syarat Asuransi Perjalanan Bisnis Domestik vs Internasional

Berikut perbandingan singkat mengenai perbedaan syarat dan dokumen antara asuransi perjalanan bisnis domestik dan internasional, yang dapat membantu Anda memilih produk serta menyiapkan dokumen sesuai tujuan perjalanan:

Aspek/Persyaratan	Asuransi Perjalanan Bisnis Domestik	Asuransi Perjalanan Bisnis Internasional
Identitas Diri	Fotokopi KTP/KIMS/KITAS	Fotokopi paspor (halaman data diri dan cap imigrasi), visa (jika diperlukan)
Surat Tugas	Surat tugas atau SPPD dari perusahaan (umumnya diperlukan)	Surat tugas atau SPPD dari perusahaan (umumnya diperlukan)
Tiket Perjalanan	Fotokopi tiket pesawat/kereta/bus, boarding pass	Fotokopi tiket pesawat internasional, boarding pass
Polis Asuransi	Polis asuransi asli atau salinan	Polis asuransi asli atau salinan
Formulir Klaim	Formulir klaim asuransi (asli)	Formulir klaim asuransi (asli)
Dokumen Medis	Surat keterangan dokter/rumah sakit (untuk klaim medis), kwitansi biaya pengobatan	Surat keterangan dokter/rumah sakit luar negeri, resume medis, kwitansi biaya pengobatan, hasil tes PCR (jika terkait Covid-19)
Laporan Kepolisian	Laporan kepolisian (untuk klaim kehilangan/kerusakan barang di dalam negeri)	Laporan kepolisian setempat (bahasa asing/terjemahan), laporan maskapai, PIR (Property Irregularity Report) untuk kehilangan bagasi
Dokumen Pendukung Lain	Surat keterangan maskapai untuk keterlambatan/kebatalan, kwitansi pembelian barang pengganti	Surat keterangan maskapai internasional, bukti refund, dokumen perjalanan tambahan (misal: dokumen karantina, invoice biaya karantina)
Persyaratan Khusus	Tidak memerlukan paspor/visa, dokumen dalam bahasa Indonesia	Memerlukan paspor dan visa, dokumen sering harus diterjemahkan ke bahasa Inggris atau bahasa negara tujuan
Batas Waktu Klaim	Umumnya 30 hari setelah kejadian	Umumnya 30 hari setelah kejadian atau kembali ke Indonesia
Dokumen Kematian	Surat keterangan kematian dari rumah sakit/instansi terkait	Surat keterangan kematian dari rumah sakit luar negeri, terjemahan resmi jika diperlukan

Syarat Melakukan Perjalanan Bisnis

Sebelum melakukan perjalanan, karyawan wajib melengkapi beberapa syarat dalam perjalanan bisnis. Syarat-syarat tersebut, antara lain.

1. Mengurus Paspor

Salah satu dokumen penting yang wajib diurus sebelum melakukan perjalanan ke luar negeri adalah paspor. Paspor adalah kartu identitas pribadi yang berlaku secara internasional dan akan diperiksa sebelum memasuki negara lain. Ada tiga jenis paspor yang dapat dikeluarkan oleh pihak imigrasi di Indonesia, di antaranya:

• Paspor biasa adalah paspor yang sering digunakan untuk melakukan perjalanan ke luar negeri
• Paspor diplomatik adalah paspor yang digunakan untuk perjalanan diplomatik ke negara tertentu. Paspor ini dikeluarkan oleh pemerintah
• Paspor dinas adalah paspor yang dibuat khusus untuk para pebisnis atau karyawan yang ingin melakukan tugas ke luar negeri

2. Mengurus Visa

Selain paspor, syarat melakukan perjalanan bisnis lainnya adalah visa. Sama seperti paspor, visa merupakan kartu identitas yang berlaku secara internasional. Visa digunakan di negara yang mewajibkan visa bagi setiap pengunjung yang datang ke suatu negara, misalnya Uni Eropa dan Amerika Serikat.

Visa dapat diurus di kantor kedutaan suatu negara yang ada di Indonesia. Karyawan tidak perlu mengruus visa jika peraturan negara yang dituju tidak mewajibkan kepemilikan visa atau bebas visa.

3. Menyiapkan Dokumen Pribadi

Identitas pribadi, seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan akta kelahiran perlu dipersiapkan sebelum melakukan perjalanan bisnis. Kedua dokumen ini dapat digunakan sebagai surat izin resmi untuk memberangkatkan karyawan ke negara orang lain. Selain itu, juga berguna sebagai kartu identitas yang dapat digunakan saat karyawan tertimpa kejadian buruk saat di luar negeri.

4. Surat Izin Mengemudi Internasional

Bagi yang melakukan perjalanan dinas selama seminggu lebih, disarankan untuk memiliki Surat Izin Mengemudi (SIM) berstandar internasional. Surat ini dapat diterjemahkan ke dalam berbagai bahasa sesuai kebutuhan karyawan. Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan bahasa di negara tujuan guna menghindari adanya rejection dari suatu negara.

5. Surat Tugas atau Surat Perjalanan Dinas dari Perusahaan/Instansi

Surat tugas atau Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi tempat Anda bekerja. Dokumen ini menyatakan bahwa Anda ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas ke lokasi tertentu dalam kurun waktu tertentu.

Surat tugas menjadi bukti utama bahwa perjalanan yang dilakukan bersifat resmi dan terkait pekerjaan. Dokumen ini biasanya diperlukan baik untuk perjalanan domestik maupun internasional dan menjadi salah satu syarat utama saat mengajukan klaim asuransi perjalanan bisnis.

6. Bukti Reservasi Tiket dan Akomodasi

Bukti reservasi tiket (pesawat, kereta, atau bus) dan akomodasi (hotel, apartemen, atau penginapan lain) menunjukkan bahwa perjalanan benar-benar direncanakan dan telah dipersiapkan. Bukti ini bisa berupa e-ticket, boarding pass, konfirmasi pemesanan hotel, atau invoice pembayaran akomodasi.

Untuk perjalanan internasional, dokumen ini sering juga menjadi syarat pengajuan visa dan diperlukan saat klaim asuransi atas risiko pembatalan atau penundaan perjalanan, serta kehilangan bagasi atau dokumen penting.

Contoh dokumen:

• E-ticket pesawat/kereta/bus
• Boarding pass
• Konfirmasi pemesanan hotel atau Airbnb
• Invoice pembayaran akomodasi

7. Rencana Perjalanan (Itinerary) yang Jelas

Rencana perjalanan atau itinerary adalah dokumen yang merinci jadwal kegiatan selama perjalanan dinas, mulai dari tanggal keberangkatan, lokasi tujuan, agenda pertemuan, hingga tanggal kembali.

Itinerary yang jelas akan memudahkan proses verifikasi oleh pihak asuransi, terutama untuk perjalanan dinas luar negeri yang melibatkan beberapa negara atau kota. Itinerary juga diperlukan jika terjadi klaim atas pembatalan, perubahan jadwal, atau kebutuhan dokumentasi tambahan saat proses klaim.

8. Memiliki Asuransi Perjalanan

Sebagai pendatang yang melakukan perjalanan dinas, sebaiknya pertimbangkan penggunaan asuransi perjalanan. Asuransi ini berguna untuk meminimalisir kerugian yang terjadi selama perjalanan. Penggantian kerugian biasanya dilakukan menggunakan dua metode, yaitu metode klaim dan reimburse.

Produk asuransi perjalanan dapat dimiliki oleh semua orang yang ingin melakukan perjalanan. Berikut ini beberapa syarat asuransi perjalanan bisnis yang wajib dipenuhi dalam proses pendaftaran, di antaranya:

• Merupakan Warga Negara Indonesia (WNI)
• Membawa fotokopi KTP
• Mengisi formulir pengajuan asuransi yang diberikan oleh penyedia asuransi
• Fotokopi paspor, khusus untuk perjalanan luar negeri
• Batas usia maksimum adalah 80 tahun

Sementara untuk pengajuan klaim, syarat asuransi perjalanan bisnis yang wajib dipenuhi, di antaranya:

• Mengisi formulir klaim
• Menyediakan bukti tertulis terkait kerugian yang dialami, misalnya surat keterangan dari pihak maskapai untuk keterlambatan penerbangan
• Mengunggah boarding pass asli
• Melampirkan fotokopi itinerary seluruh perjalanan, mulai dari keberangkatan sampai kepulangan ke negara asal
• Fotokopi paspor halaman pertama dan halaman yang dilengkapi dengan cap imigrasi untuk tanggal keberangkatan maupun kepulangan

Baca Juga: Jenis Asuransi Perjalanan, Manfaat, dan Cara Klaim

Asuransi Perjalanan Memudahkan Perjalanan Bisnis

Sejatinya, asuransi perjalanan akan memudahkan perjalanan bisnis. Asuransi ini memberikan rasa nyaman dan tenang selama melakukan perjalanan, termasuk perjalanan yang berisiko. Sebab, segala bentuk kerugian yang menimpa karyawan akan ditanggung oleh penyedia asuransi yang bersangkutan.

Untuk urusan asuransi perjalanan, percayakan hanya pada perusahaan asuransi terpercaya. Perusahaan dengan proses klaim yang mudah dan cepat, sehingga karyawan tidak perlu menunggu lama untuk menerima ganti rugi atas kejadian yang dialaminya.

Dapatkan penawaran asuransi perjalanan untuk perjalanan bisnis terbaik di Cermati Protect dengan mengisi formulir dibawah ini!