Perjalanan Bisnis: Tujuan, Cara Pembuatan, dan Contoh

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan untuk kepentingan bisnis. Perjalanan bisnis sering disebut sebagai perjalanan dinas yang diatur sesuai kebijakan perusahaan. Aturan ini memuat tentang tujuan perjalanan bisnis, biaya perjalanan, dan pengeluaran lain.

Perjalanan bisnis berlangsung sesuai waktu yang ditentukan, isa pendek, bisa juga panjang, tergantung kebutuhan perusahaan kala itu. Yang pasti, perjalanan ini tidak sama dengan jalan-jalan atau traveling karena jadwal kegiatan sudah diatur sedemikian rupa agar perjalanannya menjadi maksimal. Perjalanan dinas biasanya dilengkapi dengan asuransi untuk meminimalisir kerugian akibat hal-hal yang tidak diinginkan selama di perjalanan.

Tujuan Perjalanan Bisnis

• Mengikuti pertemuan bisnis untuk membahas tentang perkembangan usaha tertentu, meningkatkan peluang, dan mengadakan kerjasama dengan perusahaan lain
• Mengikut rapat nasional, seminar, atau pelatihan untuk pengembangan diri karyawan
• Mengadakan kunjungan ke berbagai daerah, kota, atau negara untuk mencapai sasaran tertentu yang berkaitan dengan tujuan perusahaan
• Mengikuti tender proyek untuk mengetahui persyaratan, mekanisme tender, dan hal lainnya
• Mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk memahami tentang hak dan kewajiban pemegang saham. Rapat ini juga akan membahas tentang perubahan kebijakan atau penetapan kebijakan baru yang berguna untuk perusahaan
• Menjadi saksi atas pembuatan notaris pendirian atau pengambilalihan outlet maupun kantor cabang di daerah tertentu

Manfaat Menyusun Perjalanan Bisnis

Menyusun perjalanan bisnis sebelum berangkat penting dilakukan karena terdapat sejumlah manfaat di dalamnya. Manfaat tersebut, antara lain.

1. Penggunaan Anggaran Tepat Sasaran

Penyusunan perjalanan bisnis membantu karyawan untuk mendapatkan gambaran tentang pengeluaran yang terjadi selama perjalanan. Jika perjalanannya melebihi budget, maka karyawan bisa mempertimbangkan alternatif lain yang lebih murah. Dengan demikian, penggunaan anggaran perusahaan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan. 

2. Karyawan Nyaman Selama Perjalanan

Perjalanan bisnis tidak sama dengan perjalanan pribadi karena ada kegiatan dan tujuan yang ingin dicapai. Meski begitu, perusahaan tetap menginginkan agar karyawan nyaman selama di perjalanan. Menyusun perjalanan bisnis dipercaya bisa membantu karena selama proses penyusunan, karyawan sudah mempertimbangkan yang terbaik untuk dirinya dan perusahaan. 

3. Menghemat Waktu

Perjalanan bisnis yang sudah tersusun dengan rapi tentu akan menghemat waktu perjalanan. Karyawan tidak perlu mencari atau memesan segalanya sendiri. Sebab, semuanya sudah diatur dengan baik dan rapi sebelum melakukan perjalanan. 

4. Memudahkan Pembuatan Laporan Pengeluaran

Setiap pengeluaran yang terjadi selama perjalanan bisnis wajib dilaporkan. Laporan ini biasanya dijadikan acuan sebagai dasar untuk menyusun budget atau anggaran perusahaan, sehingga tidak ada divisi yang over budget. Jika laporan pengeluaran hilang, maka hal ini akan mempersulit proses klaim. 

5. Tujuan Perjalanan Tercapai

Pada umumnya, perjalanan bisnis berisi tentang daftar kegiatan, tempat berlangsungnya kegiatan, daftar orang-orang yang akan ditemui selama melakukan perjalanan. Dengan menyusun perjalanan di awal, maka karyawan bisa mencapai tujuan perjalanan bisnis dengan maksimal. Waktu yang ada berhasil dimanfaatkan dengan baik, efektif, dan efisien. 

Baca Juga: Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Mudah

Contoh Anggaran Perjalanan Bisnis

Bagi yang ingin melakukan perjalanan bisnis, berikut ini contoh rencana anggaran yang perlu diperhatikan.

1. Biaya Transportasi

Biaya transportasi di sini meliputi transportasi udara, darat, atau laut. Untuk transportasi udara, karyawan sebaiknya menggunakan pesawat dengan biaya rendah karena pertimbangan berikut ini:

• Selain pesawat, karyawan juga perlu memikirkan biaya transportasi untuk taksi ke penginapan, tempat meeting, atau ke tempat yang sudah ditetapkan oleh perusahaan
• Ada biaya untuk mengisi bahan bakar dan parkir yang harus dibayar. Kedua biaya ini secara otomatis mengurangi budget untuk transportasi selama perjalanan dinas

2. Biaya Penginapan

Gunakan hotel atau penginapan yang sudah bekerja sama dengan perusahaan. Alasannya karena harga per malamnya lebih murah dibandingkan hotel atau penginapan lain. Selain harga, kualitas, pelayanan, dan kenyamanannya juga terjamin karena sudah berlangganan dengan perusahaan. 

3. Biaya Makan

Perusahaan mengcover biaya makan sebanyak 3 kali dalam sehari, yaitu sarapan, makan siang, dan makan malam. Makan di luar ini, seperti snacking atau jajan akan ditanggung oleh karyawan yang bersangkutan. Karyawan mempunyai jatah makan dengan nominal tertentu per hari, jadi anggaran ini sebaiknya dimaksimalkan untuk menghindari pengeluaran dari kantong pribadi. 

4. Biaya Lain-lain

Selain ketiga biaya di atas, karyawan juga perlu memperhitungkan biaya lain-lain atau biaya yang tak terduga. Misalnya, biaya memperbaiki ban yang bocor atau kempes, biaya antigen perjalanan (jika diperlukan), biaya perpanjangan hotel, biaya transportasi umum, hingga biaya laundry demi kelancaran perjalanan bisnis.

Kebijakan dalam Perjalanan Bisnis

Menyusun perjalanan bisnis ditujukan agar perjalanan jelas, sehingga perusahaan tahu menyiapkan anggaran yang tepat sesuai dengan kebijakan perusahaan. Berbicara mengenai kebijakan, berikut ini beberapa contoh kebijakan dalam perjalanan bisnis yang perlu diketahui.

1. Syarat Pengeluaran dan Penggantian

Persyaratan ini memuat tentang pengeluaran mana yang dapat di reimburse, mana yang tidak, dan besarnya limit yang disediakan oleh perusahaan. Penggantian biaya reimburse biasanya akan diproses dan dicairkan dalam 30 hari kerja. 

Berikut ini beberapa contoh pengeluaran yang dapat di reimburse ke perusahaan, di antaranya:

• Transportasi
• Biaya akomodasi selama perjalanan
• Makan
• Penginapan
• Perlengkapan atau peralatan yang dibutuhkan selama perjalanan
• Pelatihan, biaya seminar, dan konferensi
• Biaya hiburan (sesuai budget)

Sedangkan pengeluaran yang tidak dapat di reimburse ke perusahaan, antara lain:

• Barang-barang pribadi yang hilang atau habis
• Oleh-oleh yang dibawa karyawan sewaktu pulang
• Pengeluaran oleh pasangan atau pendamping karyawan
• Hiburan di luar kebijakan perusahaan
• Biaya denda yang disebabkan karena kelalaian atau kesalahan karyawan
• Belanja kebutuhan pribadi

2. Kategori Pengeluaran

Setiap pengeluaran yang timbul dari perjalanan dinas sebaiknya dimasukkan dalam kategori yang berbeda. Antara biaya transportasi, makan, hiburan, dan hotel harus diuraikan sedetail mungkin. Untuk pengeluaran yang tidak termasuk dalam kategori yang sudah dibuat, karyawan bisa masukkan ke daftar biaya lain-lain. 

3. Batasan Anggaran yang Diperbolehkan

Setiap perusahaan memiliki batasan anggaran yang dapat diklaim atau reimburse oleh karyawan. Anggaran dibuat untuk menghindari pengeluaran yang tidak semestinya atau fraud untuk kepentingan pribadi. Sebaiknya karyawan mematuhi batasan ini untuk memudahkan proses klaim.

4. Keamanan dalam Perjalanan

Keselamatan merupakan hal penting yang wajib diperhatikan oleh perusahaan. Setiap karyawan diwajibkan mencantumkan kontak darurat yang dapat dihubungi saat berada dalam peristiwa darurat. Dan jangan lupa, sertakan asuransi perjalanan bisnis untuk memaksimalkan keamanan dan keselamatan perjalanan dinas. 

5. Membuat Laporan Pengeluaran

Perusahaan perlu menetapkan template tertentu untuk menyamakan laporan saat proses reimbursement. Sementara dari sisi karyawan, disarankan untuk memahami kebijakan reimburse dan melampirkan dokumen tertentu, seperti:

• Bukti pembayaran transportasi, makan, dan penginapan
• Mengirimkan bukti pembayaran asli dalam jangka waktu yang sudah ditentukan
• Melampirkan data lokasi dan waktu terjadinya pengeluaran
• Mencantumkan catatan tambahan untuk setiap jenis pengeluaran

Baca Juga: Kategori Asuransi Perjalanan Dalam Negeri dan Cara Klaimnya

Tips Melakukan Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis merupakan hal yang sangat lumrah dilakukan oleh karyawan yang memiliki kepentingan untuk berkunjung ke luar kora atau negeri. Namun bagi yang jarang melakukan perjalanan bisnis, biasanya terdapat beberapa kesalahan yang dapat mengganggu kenyamanan saat perjalanan. Untuk mengantisipasi hal ini, karyawan bisa melakukan tips menyusun perjalanan bisnis berikut.

1. Menyiapkan Itinerary dengan Baik

Salah satu tips agar perjalanan bisnis berjalan lancar adalah dengan menyiapkan itinerary atau rincian perjalanan sebaik mungkin. Karyawan bisa membuatkan agenda kegiatan secara detail, seperti tempat yang akan dikunjungi dan waktu kunjungan. Khusus untuk perjalanan ke luar negeri, sebaiknya cek kebijakan tentang visa dan paspor. 

2. Menyiapkan Rencana Cadangan

Hal-hal yang tidak diinginkan kerap kali terjadi saat perjalanan dinas. Namun, karyawan dapat menyusun rencana cadangan sehingga tujuan perjalanan dapat tercapai dengan hasil efektif dan efisien. Misalnya, terjadi keterlambatan penerbangan sementara karyawan harus bertemu dengan klien, maka karyawan bisa segera menghubungi klien terkait perubahan jadwal dan segera mencarikan tempat meeting yang proper untuk keesokan harinya.

3. Melakukan Riset Sebelum Pergi

Riset di sini tidak hanya seputar kebijakan penerbangan, tapi juga riset tentang klien yang hendak ditemui. Tujuannya agar karyawan bisa tampil proper di depan klien tanpa kesan sombong atau merendahkan. Misalnya, saat perjalanan dinas ke Jepang, karyawan wajib membungkukkan badan saat memberi salam sebagai wujud hormat dan santun kepada klien. 

4. Pengelolaan Waktu dan Jadwal Efektif

Uraikan cara membuat itinerary yang detail, mengatur waktu istirahat, serta mengantisipasi jet lag atau kelelahan. Sertakan tips mengelola jadwal agar tetap produktif namun tidak mengorbankan kesehatan atau performa kerja

5. Checklist Perjalanan Bisnis

Sediakan checklist praktis yang bisa diunduh atau dicetak, berisi poin-poin penting mulai dari persiapan dokumen, packing, jadwal, hingga evaluasi pasca perjalanan.

Sediakan contoh checklist digital yang dapat digunakan karyawan sebelum, selama, dan setelah perjalanan bisnis. Selain itu, bahas manfaat otomatisasi laporan pengeluaran melalui aplikasi, yang mempercepat proses reimbursement dan meminimalisir kesalahan administrasi.

6. Checklist Persiapan Asuransi Sebelum Perjalanan Dinas

Agar perlindungan asuransi perjalanan dinas dapat berjalan optimal, penting bagi perusahaan maupun karyawan untuk menyiapkan segala sesuatu sebelum keberangkatan. Checklist ini berfungsi sebagai panduan praktis guna memastikan tidak ada aspek penting yang terlewat. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus diperiksa:

• Memastikan Polis Aktif dan Sesuai dengan Durasi serta Tujuan Perjalanan
• Menyimpan Salinan Digital dan Fisik Polis Asuransi
• Menyimpan Kontak Darurat dan Layanan Pelanggan Penyedia Asuransi
• Memahami Prosedur Klaim dan Dokumen yang Diperlukan
• Mengetahui Rumah Sakit Rekanan di Lokasi Tujuan

Pastikan Karyawan Memahami Kebijakan yang Berlaku

Poin penting yang wajib digaris bawahi saat melakukan perjalanan dinas adalah karyawan paham tentang kebijakan yang ditetapkan. Jika karyawan tidak paham, maka kebijakan tersebut jadi sulit untuk diterapkan. Pastikan kebijakan disusun dengan jelas, ringkas, dan komprehensif, serta lakukan evaluasi untuk memperbaharui kebijakan jika memang diperlukan. 

Dalam merencanakan perjalanan, penting untuk diingat bahwa tak terduga bisa terjadi kapan saja. Oleh karena itu, memiliki asuransi perjalanan adalah langkah bijak untuk melindungi diri dari risiko finansial akibat kejadian tak terduga seperti penyakit, kecelakaan, atau pembatalan perjalanan. Asuransi perjalanan memberikan ketenangan pikiran dan keamanan finansial, memastikan bahwa Anda dapat mengatasi tantangan yang mungkin muncul selama perjalanan.

Dapatkan asuransi perjalanan terbaik untuk perjalanan bisnis dari Cermati Protect dan ajukan dengan mengisi formulir dibawah ini!