Tips Efektif Mengelola Kehadiran Karyawan

Pengelolaan absensi karyawan, khususnya yang bekerja remote sangat penting untuk keberhasilan suatu perusahaan. Dengan pengelolaan yang optimal, efisiensi operasional perusahaan dapat meningkat. Hal ini kemudian akan berimbas pada peningkatan produktivitas dan penghematan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Namun, mengelola absensi karyawan secara efektif tidaklah mudah. Pertama-tama, perusahaan perlu menentukan jenis absensi karyawan. Apakah itu sistem absensi manual atau online, karena keduanya memiliki sistem kerja yang berbeda.

Pentingnya Mengelola Absen Karyawan

Seperti kalimat bijak yang mengatakan “waktu adalah uang”. Mengingat berharganya waktu, maka karyawan perlu memanfaatkannya sebaik mungkin untuk meningkatkan produktivitas kerja. Penggunaan sistem absensi yang tepat memudahkan perusahaan untuk mengecek apakah karyawan mulai dan selesai bekerja tepat waktu.

Dalam mengelola absensi karyawan, akan lebih baik apabila perusahaan menggunakan sistem absensi online. Selain lebih cepat, sistem absensi online dipercaya dapat menghemat waktu dan biaya untuk mengelola data absensi. Jadi, perusahaan dapat menggunakan waktu dan biaya yang berhasil dihemat untuk kebutuhan lainnya yang tak kalah penting.

Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Karyawan

Menggunakan sistem absensi karyawan secara online jauh lebih menguntungkan daripada sistem manual, khususnya untuk kerja remote. Keuntungannya tidak hanya dari segi waktu, tapi juga terdapat keuntungan lainnya. Apa saja?

1. Akurasi Data Meningkat

Dengan sistem yang tepat, akurasi data absensi karyawan menjadi meningkat. Pengelolaan kehadiran dapat dikelola secara terpusat dengan sistem penyimpanan yang mudah diakses. Dengan demikian, perusahaan dapat meminimalisir kesalahan dalam mencatat absen karyawan.

2. Meminimalisir Kesalahan

Kesalahan dalam pencatatan absensi manual mungkin sering terjadi. Namun, kesalahan ini dapat diminimalisir dengan penggunaan sistem absensi online. Perusahaan tinggal menentukan sistem seperti apa yang dibutuhkan, sehingga aplikasinya dapat berjalan efektif dan efisien.

3. Pemantauan Kehadiran Karyawan Menjadi Mudah

Karyawan hadir atau tidak, hal ini menjadi lebih mudah dipantau dengan sistem absensi. Perusahaan dapat mengecek dimana karyawan bekerja, jam berapa karyawan mulai bekerja dan selesai bekerja. Jika ternyata karyawan sering datang terlambat atau absen, maka perusahaan dapat mengambil tindakan lanjut bila diperlukan.

4. Terdapat Transparansi

Pengelolaan absensi karyawan menjadi transparan dengan sistem absensi online. Siapa yang hadir dan tidak, keduanya mudah dilacak oleh perusahaan maupun karyawan. Jadi, tidak ada satu karyawan pun yang bisa menitip absen ketika hari kerja berlangsung.

5. Meningkatkan Efisiensi

Sistem absensi yang tepat akan membantu meningkatkan efisiensi dalam mengelola kehadiran karyawan. Apalagi dengan adanya sistem pembaharuan absensi secara real time. Misalnya ketika karyawan lupa absen, maka ia dapat membuat pengajuan kehadiran disertai alasan yang jelas untuk disetujui oleh atasan di divisinya.

6 Tips Efektif Mengelola Kehadiran Karyawan

Mengelola kehadiran karyawan menjadi hal yang krusial, terutama untuk sistem kerja remote. Apabila kehadiran ini tidak dikelola dengan baik, karyawan dapat bersikap seenaknya saat bekerja. Agar pengelolaan kehadiran menjadi lebih efektif, perusahaan bisa melakukan tips-tips berikut ini.

1. Menetapkan Target Pekerjaan

Jika ingin mengelola kehadiran karyawan secara efektif, maka perusahaan perlu menetapkan target pekerjaan. Tidak hanya target jangka pendek, tapi juga jangka panjang yang memang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah menentukan target, perusahaan dapat mensosialisasikannya untuk meningkatkan awareness karyawan.

Target ini berlaku untuk semua karyawan dan harus bersifat realistis. Di setiap target, penting juga agar perusahaan menentukan tenggat waktu agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu. Baik atau buruknya performa karyawan, hal ini dapat dinilai dari hasil pekerjaan yang dilakukannya dalam kurun waktu tertentu.

2. Utamakan Kemudahan Penggunaan

Sistem absensi yang baik adalah sistem yang dapat digunakan dengan mudah. Tidak hanya oleh pemimpin di perusahaan, tapi juga oleh semua karyawan yang menjadi bagian dari perusahaan yang bersangkutan. Jadi sebelum menentukan pilihan, perusahaan perlu membandingkan beberapa sistem absensi online terlebih dahulu.
Pemilihan sistem yang tidak user friendly sejatinya akan mengganggu produktivitas kerja karyawan. Sebab, waktu yang dibutuhkan untuk mengakses sistem kehadiran menjadi lebih banyak. Untuk mengetahui kinerja sistem kehadiran maksimal, perusahaan bisa membaca review penggunaan sistem tersebut dari user lainnya di internet.

3. Pertimbangkan Biaya

Biaya yang dibutuhkan untuk mengelola suatu bisnis tidaklah murah. Selain biaya produksi, perusahaan perlu memikirkan biaya untuk mengelola sistem kehadiran. Salah satu hal yang dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan.

Memilih sistem yang hemat biaya harus dipertimbangkan dengan baik tanpa mengabaikan kualitas dari sistem tersebut. Jika sistemnya murah, tapi kualitasnya kurang, perusahaan dapat beralih ke sistem yang lebih mahal dengan kualitas mumpuni. Apalagi penggunaan sistem ini bukan untuk jangka pendek, melainkan jangka panjang yang otomatis mempengaruhi kinerja perusahaan di kemudian hari.

4. Pelihara Komunikasi dengan Karyawan

Kunci keberhasilan dari penerapan sistem kehadiran karyawan untuk sistem kerja remote adalah dengan memelihara komunikasi dengan karyawan. Komunikasi antara atasan dan bawahan harus bisa berjalan efektif. Ini akan membantu mengurangi terjadinya miskomunikasi selama karyawan melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

Dalam hal ini, pemimpin perusahaan harus mencari waktu yang tepat agar bisa menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh karyawan. Yang pasti, komunikasi ini terjadi hanya di jam kerja, bukan di luar jam kerja. Karena bagaimanapun juga, karyawan tetap butuh waktu untuk melakukan aktivitas penting lainnya di dalam hidupnya guna menciptakan work life balance.

5. Jadwalkan Pertemuan

Pengelolaan kehadiran karyawan secara remote dapat dilakukan dengan menjadwalkan pertemuan. HRD di perusahaan bisa membuat jadwal meeting online melalui Google Meet atau Zoom. Selain untuk mengecek kehadiran, perusahaan pun bisa menanyakan hal lain seperti kesulitan yang dihadapi karyawan selama kerja remote.

Di sini perusahaan akan bantu untuk carikan solusinya, sehingga kedepannya karyawan dapat bekerja secara optimal. Adanya meeting ini secara tidak langsung dapat meningkatkan bonding di antara sesama karyawan. Ketika sistem kerja kembali normal (masuk ke kantor), komunikasi antar karyawan tidak kaku karena sudah lama tidak bertemu.

6. Lakukan Evaluasi Secara Berkala

Mengelola absensi karyawan, khususnya untuk kerja remote memang kelihatan sulit. Namun, sejatinya perusahaan dapat melakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui letak kesulitan dalam pengelolaan kehadiran. Jika ternyata kendalanya ada pada kekurangan sumber daya, perusahaan dapat meng-hire karyawan baru untuk membantu rekap kehadiran karyawan.

Jika kendalanya ada pada sistem kehadiran, maka perusahaan dapat mengganti sistem absensi online yang baru. Tentunya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, pemantauan kehadiran karyawan dapat berlangsung secara kontinyu dan berjalan dengan lancar.

Tips Mengoptimalkan Sistem Kehadiran Karyawan

Setelah mengimplementasikan tips mengelola kehadiran karyawan, perusahaan juga perlu mengoptimalkan penggunaan sistem. Alhasil, sistem tersebut dapat memberikan manfaat yang maksimal untuk kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan sistem kehadiran karyawan.

1. Mempelajari Kinerja Sistem

Sebelum menggunakan suatu sistem, penting agar perusahaan mempelajari kinerja dari sistem tersebut. Sebaiknya pelajari fitur-fitur yang ada untuk memudahkan implikasi pengelola kehadiran. Jika memang diperlukan, undanglah vendor dari sistem kehadiran untuk mengadakan pelatihan tentang cara menggunakan sistem dengan baik dan benar.

2. Menetapkan Prosedur yang Jelas

Jangan lupa untuk menetapkan prosedur yang jelas saat mengelola kehadiran karyawan. Misalnya, menentukan jam masuk dan pulang kerja, tanggal cut-off kehadiran, tata cara absen, izin, dan cara mengajukan cuti. Pastikan semua karyawan memahami prosedur ini untuk menghindari kesalahan saat absensi.

3. Memaksimalkan Fitur yang Tersedia

Setiap sistem absensi karyawan memiliki fitur-fitur tertentu. Tugas perusahaan adalah untuk memaksimalkan penggunaan fitur ini dalam mengelola kehadiran karyawan. Dengan demikian, pemantauan kehadiran karyawan dapat dilakukan secara efektif.

4. Memberikan Pelatihan Sistem kepada Karyawan

Tidak ada salahnya agar perusahaan mengadakan pelatihan tentang cara penggunaan sistem kepada seluruh karyawan, terutama untuk sistem baru. Sebab, setiap sistem kehadiran memiliki cara kerja masing-masing. Pelatihan ini akan membantu mengurangi kesalahan saat absen, sehingga data absensi yang dihasilkan setiap bulan menjadi akurat.

Sesuaikan Absensi Karyawan dengan Kebutuhan Perusahaan

Mengingat setiap sistem absensi menawarkan fitur yang berbeda, penting agar perusahaan memilih sistem yang sesuai kebutuhan. Pilih sistem yang dapat memudahkan pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan dan meningkatkan efektivitas bisnis secara menyeluruh. Alhasil, bisnis dapat berjalan secara kontinyu dan mencapai hasil yang maksimal seiring berjalannya waktu.

Maksimalkan perlindungan kepada karyawan dengan memberikan mereka Asuransi Kesehatan Karyawan. Untuk mendapatkan Asuransi Kesehatan Karyawan terbaik, Anda bisa langsung daftar lewat formulir di bawah ini.