Mengenal Peralatan Kerja: Jenis dan Fungsinya

Peralatan kerja atau peralatan kantor merupakan barang penting yang akan digunakan untuk mendukung kelancaran pekerjaan. Berbagai pekerjaan di kantor bisa saja menjadi terhambat, jika salah satu atau beberapa peralatan kerja ini tidak tersedia dengan baik dan memadai. 

Jika melihat kenyataan di atas, maka sangat penting untuk selalu memastikan bahwa semua peralatan kerja sudah tersedia dengan baik. Selain memperlancar pekerjaan, hal ini juga akan membuat para pekerja jadi lebih nyaman dan bisa menjalankan pekerjaannya dengan lebih mudah. 

Apa Perbedaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor?

Peralatan kerja adalah seluruh barang atau benda yang digunakan pekerja untuk menjalankan tugas dan kewajibannya selama bekerja di kantor. Peralatan kerja ini biasanya dibedakan menjadi 2 kelompok besar, yakni peralatan kantor dan perlengkapan kantor. 

Pada dasarnya, kedua istilah di atas tentu sudah tidak asing lagi pada pendengaran kita. Namun meski keduanya terbilang familiar untuk kebanyakan orang, namun seringkali orang salah mengartikannya, sebab pada dasarnya kedua istilah tersebut justru memiliki pengertian yang sangat berbeda. 

Peralatan kantor merupakan berbagai benda yang berukuran cenderung besar dan membutuhkan pemeliharaan jangka panjang, seperti: komputer, meja kerja, kursi, printer, pesawat telepon, lemari, dan yang lainnya. 

Sementara itu, perlengkapan kantor adalah berbagai benda berukuran kecil, seperti Alat Tulis Kantor (ATK), dimana berbagai benda ini biasanya dipakai dan dibeli kembali secara rutin atau berkala ketika persediaannya habis. Perlengkapan kantor ini juga dikenal dengan istilah office stationery dan supplies. 

Berdasarkan harganya, berbagai peralatan kantor ini akan lebih mahal, jika dibandingkan dengan berbagai perlengkapan kantor. Namun pada dasarnya, keduanya akan memerlukan perawatan, sehingga penggunaannya bisa awet dan menekan biaya atau pengeluaran kantor.‍

Baca Juga: 9 Tips Agar Remote Working Tetap Produktif

Jenis-jenis Peralatan Kantor dan Fungsinya

Sebagaimana yang sudah dijabarkan di atas, peralatan kantor merupakan benda-benda yang berukuran besar dan akan membutuhkan pemeliharaan jangka panjang. Ada banyak jenis peralatan kantor yang lazim digunakan, di mana hal ini tentu bisa disesuaikan dengan kebutuhan kantor itu sendiri. 

Berikut ini adalah beberapa jenis peralatan kantor yang biasa digunakan dan juga fungsinya: 

Meja	Meja merupakan salah satu peralatan kantor yang paling umum dan wajib ada. Meja akan menjadi tempat di mana para pekerja menyelesaikan berbagai tugas dan juga pekerjaannya. Selain memberi kenyamanan selama bekerja, meja juga akan membuat pekerjaan menjadi lebih lebih lancar, sehingga bisa selesai dengan tepat waktu. Pada umumnya, meja kerja di Indonesia memiliki tinggi sekitar 75 CM.  Ukuran meja biasanya akan dibuat sesuai dengan posisi atau jabatan para pekerja. Bukan hanya itu saja, peralatan kantor yang satu ini juga biasanya dibuat sesuai dengan kebutuhan kerja orang/ pekerja yang akan menggunakannya. Hal ini penting, untuk memastikan yang bersangkutan bisa bekerja dengan nyaman dan maksimal, sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Kursi	Peralatan kerja yang tak kalah pentingnya adalah kursi. Benda yang satu ini akan membuat pekerja menjadi lebih mudah dan nyaman dalam menyelesaikan tugas-tugasnya. Pada umumnya, kursi akan dipilih sesuai dengan kebutuhan kerja itu sendiri. Namun sebisa mungkin, peralatan kantor yang satu ini akan dibuat senyaman mungkin, mengingat kursi akan digunakan pekerja selama berjam-jam atau bahkan sepanjang yang bersangkutan bekerja di kantor.
Printer atau Mesin Fotokopi	Peralatan kantor yang satu ini akan sangat dibutuhkan, terutama di kantor-kantor yang berukuran besar dan memiliki tingkat kesibukan yang terbilang padat. Printer maupun mesin fotokopi biasanya akan diperlukan untuk menyiapkan atau mencetak berbagai dokumen penting, baik itu untuk tugas harian maupun kebutuhan yang lainnya.   Pengadaan peralatan kerja ini diharapkan bisa menghemat waktu serta anggaran kantor. Pekerja tidak lagi perlu melakukan pencetakan dokumen di luar kantor (warnet), sebab ini akan membuat pekerjaan menjadi tidak efisien. Selain itu, mencetak berbagai dokumen penting di tempat umum seperti itu tentu akan berisiko untuk keamanan data perusahaan.
Lemari Arsip	Lemari arsip merupakan salah satu peralatan kantor yang terbilang lazim dan bisa ditemukan di hampir semua perusahaan. Benda yang satu ini akan dibutuhkan untuk menyimpan berbagai arsip/ data-data milik perusahaan, seperti; kontrak kerja para karyawan, invoice, dan berbagai dokumen penting lainnya yang harus diarsipkan secara manual.  Bukan hanya lemari arsip saja, biasanya kantor juga akan memiliki 2 peralatan sejenis lainnya, yakni rak dan juga lemari brankas. Biasanya rak akan digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen yang sedang dalam proses pengerjaan, sehingga pekerja akan lebih mudah untuk meletakkan dan mengambil berkas tersebut. Sedangkan untuk berbagai dokumen yang bersifat penting dan rahasia akan disimpan di dalam lemari brankas.
Mesin Absen	Peralatan kantor yang satu ini akan berfungsi untuk mencatat kehadiran para karyawan, sehingga proses ini tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Mesin ini akan mempermudah untuk memantau para karyawan, termasuk untuk melihat kedisiplinan mereka dalam bekerja.  Selain itu, pihak perusahaan juga biasanya akan menggunakan data yang tercatat dalam mesin absen ini untuk menghitung gaji para karyawan berdasarkan kehadiran mereka di perusahaan. Mesin absen kini bisa ditemukan dalam berbagai bentuk, mulai dari mobile absensi, fingerprint, dan yang lainnya.
Layanan Internet	Pemasangan layanan internet juga menjadi kebutuhan tersendiri bagi perusahaan dan hal ini tentu akan membutuhkan sejumlah peralatan. Internet akan selalu dibutuhkan dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor, mengingat saat ini pengolahan data dan yang lainnya sudah dilakukan dalam bentuk digital. Selain mempermudah pekerjaan, internet juga akan menghemat biaya pengelolaan data dan berkas perusahaan.
Laptop dan Komputer	Laptop dan komputer tentu sudah menjadi peralatan kantor yang sangat umum dan biasa ditemukan di perkantoran. Kedua perangkat ini akan membantu para pekerja dalam menyelesaikan pekerjaan harian mereka. Selain itu, laptop dan komputer juga akan dibutuhkan untuk mempermudah proses presentasi, meeting dan hal penting lainnya.  Pada umumnya, laptop maupun komputer ini akan dibeli sesuai dengan kebutuhan kerja yang akan ditangani, di mana berbagai fitur di dalamnya perlu disesuaikan dengan kebutuhan tersebut. Misalnya, laptop dengan berbagai fitur khusus untuk aktivitas desain maupun editing video, dan yang lainnya. Namun jika pekerjaan tidak membutuhkan spesialisasi tertentu, maka menggunakan laptop maupun komputer yang standar saja juga bisa menjadi pertimbangan.

Baca Juga: Mengenal Bahaya-bahaya di Tempat Kerja yang Perlu Diwaspadai

Jenis-jenis Perlengkapan Kantor dan Fungsinya

Ada banyak perlengkapan kantor yang lazim digunakan saat bekerja, berikut ini beberapa di antaranya: 

Alat Tulis Kantor (ATK)	Berbagai ATK ini biasanya akan digunakan saat meeting maupun untuk aktivitas kerja harian. Pengadaan ATK akan disesuaikan dengan kebutuhan para pekerja, sebab pekerja yang satu dengan yang lainnya bisa saja membutuhkan ATK yang berbeda. Ada banyak ATK yang biasanya digunakan di kantor, seperti: spidol, tipe-x, lem, kertas, pulpen, dan yang lainnya.
Stopmap	Stopmap biasanya akan digunakan untuk menyimpan kertas atau dokumen tertentu. Benda yang satu ini akan menjaga kertas tetap rapi, bersih dan tidak tertekuk/ rusak. Sebagian perusahaan juga seringkali mencetak sendiri stopmap yang mereka gunakan, di mana nama maupun logo perusahaan ditampilkan pada bagian depan stopmap tersebut.
Penjepit Kertas	Benda yang juga dikenal dengan nama paper clip ini akan digunakan untuk menjepit sejumlah lembaran kertas atau dokumen menjadi satu. Meski berukuran mini, benda yang satu ini akan sangat berguna dan kerap dibutuhkan untuk membuat dokumen menjadi lebih rapi dan mudah untuk digunakan.
Amplop	Meski aktivitas surat menyurat kini lebih banyak dilakukan melalui email, namun amplop biasanya akan tetap disediakan oleh perusahaan. Sama dengan stopmap, sebagian perusahaan juga akan mencetak sendiri amplop yang mereka gunakan dengan menambahkan nama/ logo perusahaan pada permukaannya.
Stempel	Stempel termasuk salah satu perlengkapan kantor yang terbilang penting, sebab benda ini digunakan dalam pengesahan berbagai dokumen perusahaan. Stempel juga menjadi salah satu identitas perusahan, termasuk untuk memperkuat sebuah keputusan serta bentuk pertanggung jawaban.
Tinta Printer	Perlengkapan kantor yang satu ini tentu wajib dibeli secara berkala oleh perusahaan yang menggunakan mesin printer. Tinta ini akan memastikan proses pencetakan dokumen bisa berjalan dengan baik, sehingga berbagai urusan yang berkaitan dengan hal tersebut bisa berjalan dengan lancar.

Peralatan Kerja yang Memadai Memperlancar Aktivitas Kantor  

Peralatan kerja merupakan kebutuhan tersendiri untuk sebuah perusahaan. Berbagai peralatan dan juga perlengkapan kantor ini akan mendukung kelancaran aktivitas dan produktivitas kerja para karyawan. Lengkapi peralatan dan perlengkapan kantor dengan memadai, sehingga berbagai urusan dan aktivitas perusahaan bisa berjalan dengan lancar. 

Dapatkan penawaran produk asuransi kesehatan karyawan terbaik dari Cermati Protect dengan mengisi formulir dibawah ini!