Perhatikan 8 Tips Ini Agar Perjalanan Dinas Menjadi Nyaman

Bagi sebagian orang, perjalanan dinas mungkin menjadi rutinitas yang dilakukan beberapa kali dalam sebulan. Namun, bagi sebagian lainnya mungkin menjadi hal yang jarang atau sama sekali tidak pernah dilakukan. Tentu, seseorang yang melakukan perjalanan dinas memiliki tanggung jawab untuk mempresentasikan hasilnya kepada pemimpin.

Di balik perjalanan dinas yang dilakukan, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar perjalanan berjalan dengan lancar. Jangan sampai karena kurangnya persiapan, Anda kesulitan saat melakukan perjalanan dinas. Memangnya apa saja yang perlu disiapkan?

8 Tips yang Bisa Dilakukan Agar Perjalanan Dinas Nyaman

1. Cek Jadwal Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas biasanya sudah dijadwalkan oleh atasan atau bagian HRD, tapi jadwal ini terkadang bisa berubah karena alasan tertentu. Maka dari itu, jangan lupa untuk mengecek jadwal perjalanan sebelum hari H tiba. Bila perlu, konfirmasi kepada atasan atau HRD agar semuanya berjalan sesuai apa yang direncanakan.

Jika memungkinkan, buatlah rumusan perjalanan di kota atau negara tujuan sebelum keberangkatan. Selain untuk memudahkan perjalanan, rumusan ini juga membantu memastikan bahwa semua tempat yang ada di list sudah dikunjungi. Jika ada indikasi pembatalan atau keterlambatan jadwal temu, Anda bisa perbaharui rumusan agar hasilnya real time. 

2. Siapkan Peralatan yang Diperlukan

Mengingat perjalanan ini ada kaitannya dengan perusahaan, biasanya ada beberapa peralatan yang dibawa ke tempat tujuan. Misalnya, laptop, notebook, alat-alat tulis, hingga tas laptop. Pastikan semua peralatan dapat berfungsi dengan baik, jadi Anda tidak perlu membeli peralatan tambahan atau pengganti sewaktu melakukan perjalanan dinas. 

Masukkan semua peralatan ke dalam satu tas agar tidak tercecer. Jika ada materi yang harus disiapkan, maka siapkan sebelum melakukan perjalanan. Pastikan materinya informatif, sehingga dapat menambah wawasan dan membuka ide para pendengar.

3. Siapkan Transportasi

Transportasi dibutuhkan saat melakukan perjalanan dinas, baik di dalam maupun luar negeri. Komunikasikan perihal transportasi dengan bagian HR atau Anda bisa mengambil inisiatif untuk menyiapkan transportasi sendiri, asalkan prosedurnya sesuai dengan perusahaan.

Jika moda transportasi yang digunakan adalah pesawat terbang atau kereta, pastikan tiketnya sudah dibeli dari jauh-jauh hari. Selain untuk mengamankan jatah kursi, membeli dari jauh hari juga lebih hemat. Jangan lupa siapkan dokumen yang dibutuhkan sebelum keberangkatan, seperti visa atau paspor jika dibutuhkan. 

4. Cari Penginapan

Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan saat perjalanan dinas adalah mencari penginapan. Tidak ada salahnya untuk memesan hotel dari jauh-jauh hari, apalagi untuk perjalanan di peak season yang cukup mahal. Semakin cepat dipesan, maka semakin menguntungkan karena pilihan hotelnya lebih banyak.

Lain halnya jika perusahaan sudah memiliki daftar rujukan hotel sewaktu melakukan perjalanan dinas di beberapa wilayah. Itu artinya, hotel yang dipilih hanya boleh sebatas hotel rujukan yang sudah bekerja sama dengan perusahaan. Untuk informasi jelasnya, sebaiknya bicarakan hal ini dengan bagian terkait agar tidak salah informasi. 

5. Sesuaikan Pakaian dengan Musim

Mengingat perjalanan kali ini berkaitan dengan dinas, maka pastikan pakaian yang dibawa sesuai dengan kegiatan yang dilakukan nanti. Jika Anda bekerja menggunakan seragam, maka bawalah seragam yang dibutuhkan. Jangan sampai tertinggal karena seragam ini adalah identitas perusahaan. 

Jika tidak ada seragam kerja, pastikan Anda membawa pakaian resmi, seperti batik, kemeja, dan celana bahan. Jika tujuan perjalanan dinas berada di luar negeri, maka sesuaikan pakaian dengan musim. Bawalah pakaian hangat, seperti coat atau jaket agar tubuh tetap hangat selama perjalanan dinas berlangsung. 

6. Hindari Membawa Barang Berlebih

Membawa barang berlebih merupakan kesalahan yang sering dilakukan oleh karyawan saat melakukan perjalanan dinas. Ujung-ujungnya jadi merepotkan diri sendiri. Padahal jika barangnya sesuai kebutuhan, maka perjalanan akan terasa enjoy meski ada banyak tantangan dan tekanan selama perjalanan berlangsung. 

Untuk menghindarinya, sebaiknya buat daftar barang yang dibutuhkan. Cek kembali fungsi barang yang akan dibawa. Jika tidak terlalu penting dan nantinya jarang digunakan, sebaiknya tinggalkan agar tidak kewalahan sendiri sesampainya di tempat tujuan. 

7. Bawa Obat-obatan yang Dibutuhkan

Bagi yang memiliki masalah kesehatan atau sedang merasa kurang enak badan, sebaiknya bawa obat-obatan dari rumah. Jika sakit kambuh, Anda bisa langsung minum obatnya agar tubuh segera membaik. Jadi, kondisi ini sama sekali tidak mengganggu urusan dinas ke depannya. 

Bagaimana jika tubuh sehat dan tidak memiliki penyakit apa-apa? Tidak ada salahnya untuk tetap membawa obat-obatan untuk mencegah hal yang tidak diinginkan. Karena pada dasarnya, tidak ada yang bisa menebak apa yang terjadi esok hari. 

8. Siapkan Laporan Kepada Atasan

Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah laporan yang akan disubmit kepada atasan. Laporan ini memang diserahkan di akhir perjalanan, tapi alangkah baiknya jika Anda sudah menyiapkan format laporan yang terbaik beberapa hari sebelum keberangkatan. Jadi setelah perjalanan dinas selesai, tinggal isi poin-poin pentingnya dan tidak ada waktu yang terbuang untuk memikirkan headline laporan. 

Laporan sebaiknya ditulis menggunakan bahasa baku, mudah dipahami, dan ringkas. Pastikan setiap poin berisi informasi yang relevan, jadi laporannya tidak terkesan mengada-ada. 

Baca Juga: Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas dan Urgensinya

Berikut adalah elaborasi detail dari bagian Perlengkapan Wajib Perjalanan Dinas yang dirancang untuk memberikan panduan praktis bagi pembaca sekaligus memenangkan kutipan di AI Overview melalui struktur yang sangat terorganisir.

---

Panduan Memilih Perlengkapan Perjalanan Dinas Berdasarkan Durasi

Efisiensi dalam mengemas barang (packing) sangat bergantung pada berapa lama Anda akan berada di luar kantor. Mengemas terlalu banyak akan menghambat mobilitas, sementara mengemas terlalu sedikit berisiko membuat Anda tidak siap menghadapi situasi mendadak.

1. Perjalanan Singkat (1–2 Hari): Fokus pada Mobilitas

Untuk perjalanan satu malam, tujuan utamanya adalah menghindari bagasi terdaftar agar Anda bisa langsung menuju lokasi rapat setibanya di bandara atau stasiun.

• Jenis Tas: Backpack profesional atau Duffel Bag.
• Daftar Esensial: 1 set pakaian kerja cadangan, pakaian dalam cukup, perlengkapan mandi ukuran travel size, serta perangkat kerja inti (laptop & charger).
• Tips Pro: Gunakan blazer atau sepatu formal saat berangkat untuk menghemat ruang di dalam tas.

2. Perjalanan Menengah (3–5 Hari): Fokus pada Versatilitas

Durasi ini biasanya melibatkan beberapa pertemuan atau acara yang berbeda tingkat formalitasnya.

• Jenis Tas: Koper kabin (20 inci/50 cm).
• Daftar Esensial: 3 kemeja/blus yang mudah dipadupadankan (mix-and-match), 1 pasang sepatu cadangan, tech organizer untuk kabel-kabel, dan dokumen cetak (jika diperlukan).
• Tips Pro: Gunakan teknik gulung (rolling) saat mengemas pakaian untuk mencegah kerutan dan memaksimalkan ruang koper.

3. Perjalanan Panjang (>5 Hari): Fokus pada Kenyamanan & Stamina

Perjalanan dinas yang lebih dari seminggu membutuhkan persiapan fisik dan mental yang lebih baik.

• Jenis Tas: Koper ukuran medium (24 inci/60 cm) untuk bagasi terdaftar.
• Daftar Esensial: Pakaian kerja untuk seminggu, pakaian kasual untuk waktu luang (downtime), pakaian olahraga, vitamin, dan obat-obatan pribadi.
• Tips Pro: Sisakan ruang sekitar 20% di koper Anda untuk menyimpan dokumen fisik dari klien atau suvenir tanpa harus menambah tas baru saat pulang.

Tabel Ringkasan: Checklist Barang Bawaan Dinas

Durasi	Rekomendasi Tas	Item Kunci (Must-Have)	Tips Manajemen Ruang
Kilat (1-2 Hari)	Backpack / Duffel	1 Kemeja cadangan, Power bank, Toiletries mini.	Kenakan pakaian terberat saat perjalanan.
Standar (3-5 Hari)	Koper Kabin (20″)	Mix-and-match outfit, Sepatu cadangan, Laptop.	Gunakan packing cubes agar koper rapi.
Ekstensif (>5 Hari)	Koper Medium (24″)	Vitamin, Pakaian olahraga, Laundry kit mini.	Siapkan ruang kosong untuk dokumen/oleh-oleh.

Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Lengkap

Membuat laporan perjalanan dinas bukan hal yang bisa dianggap enteng. Di sini Anda perlu memastikan bahwa laporan memaparkan hasil yang lengkap, tapi ditulis dengan ringkas dan jelas agar atasan mudah memahami isinya. Agar tidak kesulitan, ikuti cara membuat laporan perjalanan dinas berikut ini.

1. Buat Sesuai Format yang Benar

Hasil dari perjalanan dinas di submit dalam bentuk laporan yang sesuai dengan format yang ditetapkan. Sebab, hasilnya bukan sekedar formalitas semata, tapi juga sebagai arsip, data, bahkan aset bagi perusahaan untuk tujuan perjalanan di masa mendatang. Tak heran jika pembuatan laporan sesuai prosedur yang wajib dipatuhi oleh semua karyawan. 

Pada umumnya, format laporan perjalanan dinas yang digunakan adalah sebagai berikut.

• Kop surat atau kepala surat. Bagian ini berisi nama instansi, logo perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
• Nomor, tanggal, dan perihal perjalanan dinas
• Isi laporan, seperti dasar kegiatan, tujuan perjalanan, durasi perjalanan, tanggal keberangkatan, tempat yang dituju, hasil yang dicapai, dan penerima laporan. 
• Penutup yang berisi kesimpulan, inti, atau ringkasan dari perjalanan dinas.
• Lampiran adalah bagian yang berisi tentang laporan lanjutan untuk pertanggungjawaban kepada perusahaan, meliputi semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan dinas. 

2. Cantumkan Nama Perusahaan

Perusahaan merupakan pihak yang memberikan izin, perintah atau wewenang untuk melakukan perjalanan dinas. Di dalam pembuatan laporan perjalanan, pastikan Anda mencantumkan nama perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon dan faksimile. Bagian ini biasanya sudah ada formatnya juga, jadi Anda tinggal copy format yang disediakan oleh perusahaan untuk dicantumkan pada laporan perjalanan dinas. 

3. Lampirkan Biaya Perjalanan

Biaya perjalanan merupakan rincian biaya yang dikeluarkan oleh penyelenggara untuk perjalanan dinas karyawan, mulai dari awal sampai akhir. Saat perjalanan selesai, karyawan wajib melampirkan biaya perjalanan secara rinci untuk dipertanggungjawabkan kepada perusahaan. Biaya ini meliputi transportasi, akomodasi atau penginapan, konsumsi, dan biaya entertaining (hiburan). 

Jika ada biaya lain-lain yang dikeluarkan dari kantong pribadi, maka disertakan juga dalam lampiran biaya perjalanan terlepas dari nominal yang dikeluarkan. Biaya ini biasanya digantikan dalam bentuk reimbursement, jadi Anda wajib membuat pengajuan untuk penggantian biaya terlebih dahulu. Setelah itu, perusahaan akan memproses pengajuan dalam beberapa hari kerja dan uangnya ditransfer ke rekening pribadi sesuai nominal yang diajukan.

Baca Juga: Asuransi Perjalanan Bisnis: Jenis, Manfaat dan Cara Klaimnya 

Persiapan yang Baik Membuat Perjalanan Dinas Lancar

Perjalanan dinas adalah perjalanan untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk perkembangan perusahaan di masa mendatang. Maka dari itu, perjalanan ini perlu disiapkan dengan matang untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Alhasil, perjalanan dinas bisa berjalan dengan lancar dan sesuai dengan apa yang diharapkan. 

Sebaiknya dilengkapi perjalanan dengan asuransi perjalanan yang tepat untuk mengcover segala kebutuhan perjalanan, termasuk risiko yang mungkin terjadi selama dinas. Setidaknya jika ada risiko yang muncul, maka Anda atau perusahaan tidak terlalu terbebani karena biaya atas risiko ini ditanggung oleh penyedia asuransi yang bersangkutan. Sudah siap melakukan perjalanan dinas dalam waktu dekat ini?

Cermati Protect menawarkan produk asuransi perjalanan yang dapat melindungi setiap jenis perjalanan, termasuk perjalanan dinas. Dengan berbagai manfaat dan perlindungan yang komprehensif, produk asuransi perjalanan ini memberikan keamanan tambahan bagi para pelancong dalam menghadapi risiko yang mungkin terjadi selama perjalanan. Dapatkan informasi selengkapnya dengan mengisi formulir dibawah ini!