Pertama Kali Melakukan Perjalanan Dinas Ke Luar Negeri? Ini Tipsnya

Pertama kali diutus untuk perjalanan dinas ke luar negeri? Pasti excited rasanya, tapi di sisi lain juga khawatir karena banyak dokumen yang perlu diurus. Jika salah satu dokumen tidak granted, maka perjalanan dinas bisa batal.

Sangat disayangkan, padahal perjalanan ini bisa menambah pengalaman dan memperluas koneksi profesional. Agar perjalanan dinas berjalan lancar dari awal sampai akhir, tentu ada hal-hal yang perlu diperhatikan. 

Yang Harus Diperhatikan Saat Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

• Telah mendapatkan izin dari presiden RI atau pejabat yang ditunjuk
• Surat izin diterbitkan oleh sekretariat negara
• Permohonan izin untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri harus diserahkan paling lambat 1 minggu sebelum keberangkatan
• Apabila yang ditunjuk tidak kunjung mendapatkan persetujuan tertulis terkait surat permohonannya, maka yang bersangkutan tidak diizinkan untuk melakukan perjalanan dinas
• Perjalanan dinas ke luar negeri bisa dilakukan asal untuk kepentingan perusahaan dan kerja sama dengan negara, seperti menghadiri seminar, lokakarya, konferensi, simposium, studi banding, peninjauan, dan inspeksi 
• Pejabat wajib mengurangi frekuensi dan lama kunjungan peserta yang mengikuti perjalanan dinas ke luar negeri jika tugas yang bersangkutan tidak terlalu mendesak
• Perjalanan dinas yang dibiayai oleh APBN atau APBD wajib mengutamakan perusahaan penerbangan atau pengangkutan nasional
• Perjalanan dinas yang dibiayai oleh biaya donor atau dalam negeri tidak menimbulkan konflik atau dampak apa-apa bagi pemerintah
• Perjalanan dinas ke luar negeri membutuhkan surat rekomendasi dari Departemen Luar Negeri, khususnya untuk tujuan negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia
• Setelah melakukan perjalanan dinas, pejabat negara, pegawai negeri, pegawai BUMN / BUMD, dan tenaga tenaga Indonesia wajib membuat laporan tertulis terkait tugas dan tanggung jawabnya selama perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan

Baca Juga: Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Mudah

Prosedur Pengusulan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

1. Pejabat negara, pegawai negeri, pegawai BUMN / BUMD, dan tenaga Indonesia yang ingin melaksanakan perjalanan dinas diusulkan oleh lembaga negara 
2. Instansi pengusul mengajukan surat permohonan perjalanan dinas dengan memenuhi ketentuan sebagai berikut:

• Perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara, menteri, jaksa agung, panglima TNI, kapolri, dan gubernur membuat surat pengajuan yang ditujukan kepada presiden dan mendapat persetujuan dari pejabat yang ditunjuk
• Perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh anggota pejabat negara dan pejabat lainnya membuat surat pengajuan yang ditujukan kepada menteri sekretaris negara dan mendapat persetujuan yang ditandatangani oleh pejabat eselon I
• Perjalanan dinas yang dilaksanakan oleh pejabat eselon II, III, dan IV atau pejabat setingkat non eselon membuat surat permohonan yang ditujukan kepada sekretaris menteri sekretaris negara dan mendapat persetujuan yang ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setidak-tidaknya pejabat eselon II

3. Bagi pejabat atau pegawai pemerintah daerah, surat permohonan diajukan oleh pejabat pada instansi pemerintahan pusat
4. Surat permohonan perjalanan dinas setidaknya memuat hal-hal berikut:

• Nama dan jabatan pegawai yang melakukan perjalanan dinas luar negeri
• NIP atau nomor identitas yang telah disetarakan (khusus PNS, pegawai BUMN / BUMD)
• Tujuan pelaksanaan perjalanan dinas
• Negara dan kota yang dituju
• Jangka waktu pelaksanaan perjalanan dinas
• Sumber pembiayaan perjalanan dinas

5. Surat permohonan perjalanan dinas ke luar negeri dilengkapi dengan hal-hal berikut:

• Surat undangan kegiatan dari penyelenggaraan kegiatan di luar negeri atau surat konfirmasi dari perwakilan pemerintah RI dari negara yang dituju
• Dokumen atau surat resmi yang menerangkan tentang sumber pembiayaan
• Jadwal kegiatan di luar negeri
• Penjelasan tentang tujuan atau urgensi melaksanakan perjalanan luar negeri
• Izin tertulis dari instansi pegawai yang bersangkutan apabila perjalanan dinas diajukan oleh instansi lain
• Pedoman delegasi apabila tujuan perjalanan dinas untuk menghadiri pertemuan atau sidang internasional
• Brosur atau keterangan tertulis lainnya yang memuat tentang kegiatan promosi apabila tujuan perjalanan dinas untuk mengikuti promosi
• Draft perjalanan internasional yang sebelumnya sudah dibicarakan dengan instansi terkait

Baca Juga: Perjalanan Bisnis: Tujuan, Cara Pembuatan, dan Contoh

Proses Penanganan Administratif Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

1. Biro KTLN melakukan penelitian terkait surat permohonan yang diajukan
2. Jika permohonan sudah memenuhi syarat dan ketentuan, maka biro KTLN menerbitkan surat persetujuan untuk melaksanakan perjalanan ke luar negeri yang ditujukan kepada lembaga negara atau instansi pengusul. Surat yang diterbitkan berisi nama, jabatan, dan NIP
3. Surat persetujuan ditandatangani oleh pejabat sesuai jabatan pegawai yang akan melaksanakan perjalanan dinas. Adapun pejabat yang dimaksud adalah:

• Menteri sekretaris negara
• Sekretaris menteri sekretaris negara
• Kepala biro KTLN atas nama sekretaris menteri sekretaris negara

Tips Perjalanan Dinas ke Luar Negeri Pertama Kali

Apakah Anda pegawai yang ditunjuk untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri dalam waktu dekat? Berikut tips-tips yang bisa dipraktekkan agar perjalanan dinas berjalan lancar dan menyenangkan.

1. Menyiapkan Paspor

Bagi yang belum pernah ke luar negeri dan ingin melaksanakan perjalanan dinas, maka pertama-tama siapkanlah paspor. Paspor adalah bukti identitas di luar negeri untuk menggantikan fungsi KTP. Paspor bisa diurus di kota kelahiran Anda dengan biaya yang beragam, tergantung kebutuhan perjalanan. 

Pembuatan paspor cenderung lebih mudah dan jarang ditolak selama dokumen-dokumen yang diserahkan lengkap. Misalnya, fotokopi kartu keluarga, akte lahir, ktp, pas foto, dan bukti pembayaran paspor. Waktu pembuatan paspor adalah 4-7 hari kerja terhitung dari tanggal pengajuan. 

2. Menyiapkan Visa

Selain paspor, Anda juga perlu menyiapkan visa jika visa menjadi salah satu syarat untuk mengunjungi suatu negara. Visa ini berlaku untuk negara-negara di luar Asia Tenggara, seperti Amerika atau Eropa. Instansi atau perusahaan biasanya memberikan fasilitas untuk mengurus visa, sehingga kemungkinan untuk granted lebih besar daripada mengurus sendiri.

Hal ini terjadi karena tujuan dan sumber pembiayaan perjalanan jelas, jadi kedutaan tidak perlu khawatir akan adanya tindakan yang menyimpang. Tapi jika harus mengurus sendiri, maka Anda perlu mengecek website atau laman resmi dari kedutaan negara yang dituju. Baca dokumen persyaratan secara detail agar peluang visa granted besar. 

3. Siapa yang Akan Diajak

Ada kalanya perjalanan dinas tidak dilakukan oleh seorang diri, tapi dengan kolega atau rekan kerja. Jika demikian, maka tidak perlu khawatir karena pertanyaan seputar perjalanan dinas biasanya minim. Tapi jika perjalanan dinas sendirian, maka hal ini kerap kali menjadi pertanyaan dari pihak perusahaan atau pejabat negara. 

Bagi yang melaksanakan perjalanan dinas dengan atasan, sebaiknya pahami bagaimana kepribadian atasan. Jika terjadi suatu masalah, Anda tahu bagaimana cara mengatasinya agar perjalanan dinas berjalan lancar dan jauh dari kata menegangkan. Dengan demikian, Anda tidak kapok kalau diajak perjalanan dinas lagi di kemudian hari. 

4. Profil Negara yang Dituju

Mengetahui profil negara yang dituju amat penting saat melakukan perjalanan dinas. Di beberapa negara, seperti Jepang, Korea, dan China biasanya harus membawa kamus elektronik atau menginstal aplikasi translate untuk menerjemahkan bahasa. Sebab, kebanyakan tulisan, petunjuk jalan, dan masyarakat disana jarang bisa Bahasa Inggris. 

Selain kendala bahasa, kendala peralatan elektronik juga pasti muncul. Misalnya, di negara tetangga saja, rata-rata colokan adalah yang kepala 3. Bagi yang suka ngecas handphone atau gadget lainnya wajib membawa cas kepala 3 untuk memudahkan proses pengisian daya. 

5. Musim di Negara Tujuan

Negara-negara di luar Asia Tenggara memiliki 4 musim. Penting untuk mengetahui musim di negara yang dituju dalam menyiapkan pakaian yang akan dibawa dari Indonesia. Misalnya, jika saat ini musim di Jepang adalah musim gugur, Anda bisa menyiapkan mantel dan pakaian hangat lainnya agar tidak kedinginan selama berada di sana. 

Kurangi belanja pakaian musiman, seperti jaket, mantel, dan pakaian hitech. Pakaian-pakaian ini tidak akan terpakai karena Indonesia terkenal dengan iklim tropisnya. Selain harganya mahal, juga menambah berat bagasi saat kembali dari perjalanan dinas. 

6. Perlengkapan Pribadi

Tips terakhir adalah membawa perlengkapan pribadi. Selain pakaian, juga skincare, toiletries, dan obat-obatan sebagai pertolongan pertama saat badan mulai tidak enak. Apalagi jika perjalanan dinas sendirian, maka tidak ada orang yang akan membantu saat sakit. 

Bawalah perlengkapan pribadi secukupnya saja agar tidak menyusahkan diri sendiri sesampainya di negara tujuan. Sesuaikan dengan kegiatan yang akan dihadiri, jumlah hari perjalanan, dan aktivitas lain yang mungkin dilakukan. 

Baca Juga: Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas dan Urgensinya

Persiapan yang Matang Sebelum Perjalanan Dinas Luar Negeri

Melakukan perjalanan dinas ke luar negeri merupakan suatu kebanggan sekaligus menjadi pengalaman yang sangat berkesan. Ada pengalaman dan koneksi baru yang bisa dijalani saat perjalanan dinas yang mungkin bisa membukakan peluang baru bagi karir.

Sebelum melakukan dinas, siapkanlah segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan agar seluruh aktivitas berjalan dengan lancar. Siapkan jauh-jauh hari agar Anda merasa tenang mendekati hari H perjalanan. Good luck!

Pentingnya asuransi perjalanan untuk perjalanan dinas ke luar negeri pertama kali tidak dapat diabaikan. Asuransi ini memastikan Anda terlindungi dari berbagai risiko selama perjalanan. Cermati Protect menyediakan asuransi perjalanan terbaik untuk memberikan perlindungan maksimal bagi Anda. Isi formulir dibawah ini untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang produk asuransi perjalanan dari Cermati Protect!