Asuransi Perjalanan Dinas dan Beragam Manfaatnya!

Perjalanan dinas bukanlah sebutan yang asing lagi bagi para pekerja. Istilah ini digunakan untuk kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan, seperti menghadiri meeting, peresmian, kerja sama, pelatihan, atau seminar. Tujuannya adalah untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan lain untuk kepentingan bisnis di masa depan. 

Asuransi merupakan salah satu hal yang harus disiapkan oleh perusahaan sebelum mengutus karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Asuransi dapat dibeli secara sekaligus saat membeli tiket pesawat atau dibeli secara terpisah dari penyedia asuransi yang ada di Indonesia. 

Manfaat Asuransi Perjalanan Dinas Bagi Karyawan

Menyertakan asuransi perjalanan dinas memiliki beragam manfaat yang dapat dirasakan langsung oleh karyawan yang melakukan perjalanan maupun perusahaan yang memberikan tugas. Adapun manfaat asuransi perjalanan dinas, antara lain:

1. Kompensasi Ketidaknyamanan Selama Perjalanan

Ketidaknyamanan selama perjalanan dapat terjadi kapan saja tanpa disangka-sangka. Misalnya, penundaan atau pembatalan penerbangan yang membuat rencana dinas menjadi berantakan. Jika hal ini terjadi, maka penyedia asuransi akan memberi kompensasi atas ketidaknyamanan yang dirasakan oleh karyawan. 

Besarnya kompensasi yang diberikan berbeda-beda, tergantung dari kebijakan penyedia asuransi yang bersangkutan. Ada yang memberikan ganti rugi dalam bentuk uang tunai maupun hotel gratis. Untuk jenis kompensasinya, kamu bisa membacanya dalam ketentuan polis asuransi sebelum membeli produk asuransi perjalanan. 

2. Ganti Rugi Jika Bagasi Hilang atau Rusak

Salah satu risiko saat melakukan perjalanan dinas adalah bagasi hilang atau rusak. Sangat disayangkan, apalagi jika bagasi berisi dokumen atau barang penting yang dibutuhkan selama perjalanan dinas berlangsung. Untuk mengantisipasi risiko ini, penyedia asuransi menyediakan ganti rugi untuk salah satu jenis risiko ini atau keduanya. 

Untuk kasus bagasi hilang, biasanya kamu akan diminta untuk menunggu proses pengecekan bagasi terlebih dahulu sebelum penyedia asuransi memberikan ganti rugi. Jika dalam waktu yang ditentukan bagasi tidak ditemukan juga, maka kamu boleh mengajukan klaim dengan mengisi formulir kehilangan bagasi. Sementara untuk kerusakan bagasi, penyedia asuransi biasanya akan langsung memberikan ganti rugi untuk memperbaiki bagasi tersebut. 

3. Ganti Rugi Jika Dokumen Hilang

Selain bagasi, dokumen merupakan salah satu barang bawaan yang sering hilang. Ada dua kemungkinan yang menjadi penyebabnya, yaitu dokumen tercecer dan dicuri. Kondisi ini tentu sangat merugikan, bukan?

Untungnya, kehilangan dokumen seperti ini juga masuk dalam manfaat asuransi perjalanan. Ganti rugi diberikan dalam bentuk uang tunai untuk mengurus dokumen yang hilang, seperti paspor atau visa. Tidak perlu khawatir, karena proses mengurus dokumen yang hilang akan dibantu oleh pihak berwenang setempat sehingga kamu dapat melanjutkan perjalanan dengan lancar. 

4. Biaya Perawatan Medis

Manfaat asuransi perjalanan selanjutnya adalah adanya biaya perawatan medis jika terjadi kecelakaan maupun evakuasi darurat di kota atau negara yang dikunjungi. Bisa juga karena terjadi huru-hara atau aksi demokrasi yang menyebabkan karyawan luka-luka. 

Manfaat ini bisa diklaim di rumah sakit rekanan asuransi perjalanan. Kamu bisa memberi tahu nomor polis asuransi untuk mendapatkan manfaat perawatan secara gratis selama jenis perawatan yang dijalani tercantum dalam polis asuransi. Di luar itu, maka biaya perawatan medis menjadi tanggung jawab sendiri yang bisa kamu reimburse ke perusahaan saat perjalanan dinas selesai. 

5. Adanya Pertanggungan Hukum Pihak Ketiga

Meski tidak semua, beberapa penyedia asuransi menyediakan manfaat pertanggungan hukum pihak ketiga. Manfaat ini berupa penyediaan jasa pengacara untuk membela peserta asuransi yang terjerat kasus hukum saat melakukan perjalanan. Biaya yang timbul dalam proses ini ditanggung oleh penyedia asuransi. 

6. Melindungi Rumah yang Ditinggalkan

Beberapa penyedia asuransi perjalanan juga menyediakan manfaat perlindungan untuk rumah yang ditinggalkan selama melakukan perjalanan. Sangat menguntungkan, bukan? Jika seandainya rumah dibobol atau mengalami kebakaran selama ditinggalkan, maka penyedia asuransi siap memberikan ganti rugi atas peristiwa yang dialami.

7. Santunan Kematian

Manfaat asuransi perjalanan yang terakhir adalah adanya santunan kematian bagi peserta asuransi yang meninggal dunia saat melakukan perjalanan dinas. Santunan akan langsung diberikan kepada keluarga yang ditinggalkan sebesar jumlah yang sudah disepakati di awal. Tujuannya agar keluarga bisa tetap membiayai kebutuhan sehari-hari saat tertanggung meninggal dunia, terutama jika tertanggung adalah kepala keluarga. 

Baca Juga: Cara Membuat Laporan Perjalanan Dinas yang Mudah

Dokumen yang Perlu Dibawa Saat Perjalanan Dinas

Sebelum melakukan perjalanan dinas, instansi akan menyiapkan beberapa dokumen untuk memperlancar perjalanan karyawan. Selain asuransi perjalanan, beberapa dokumen yang perlu disiapkan, antara lain.

1. Paspor

Paspor merupakan dokumen perizinan yang diberikan kepada seorang warga negara untuk meninggalkan negaranya dalam waktu tertentu, dan pergi ke negara tertentu. Paspor digunakan sebagai bukti kewarganegaraan, sehingga karyawan tidak dianggap sebagai penyusup di negara tertentu.

Paspor terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

• Paspor biasa adalah paspor bersampul warna hijau yang digunakan oleh masyarakat secara umum. Paspor ini didapatkan dari kantor imigrasi setempat dengan masa berlaku selama 5 tahun. Paspor ditulis dalam Bahasa Indonesia.
• Paspor dinas adalah paspor bersampul warna biru yang diberikan kepada pegawai atau pejabat pemerintahan untuk melaksanakan tugas kenegaraan. Paspor ini diurus di Kantor Departemen Luar Negeri dan hanya ditujukan bagi pegawai pemerintah saja. Masa berlakunya tergantung dari kebutuhan dan biasanya ditulis dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris. 
• Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam yang digunakan oleh para pejabat diplomatik. Misalnya, duta besar atau pejabat tertentu

2. Visa

Visa adalah dokumen resmi yang diperlukan oleh seseorang untuk memasuki suatu negara. Jenis visa yang perlu disiapkan berbeda-beda, tergantung negara yang ingin dikunjungi. Jika negaranya berada di kawasan Uni Eropa, maka Visa Schengen adalah visa yang wajib diurus. 

Pengurusan visa dapat dilakukan di kantor kedutaan dari negara yang ingin dikunjungi. Khusus untuk visa yang berlaku di beberapa negara, seperti Visa Schengen, maka visa dapat diurus di kedutaan negara dengan kunjungan paling lama. Mengingat pengurusan visa tidak mudah, sebaiknya urus dari jauh-jauh hari untuk memperlancar perjalanan. 

3. Bukti Pembayaran

Bukti pembayaran adalah dokumen yang menunjukkan bahwa karyawan sudah membayar semua biaya selama perjalanan. Bukti ini berisi informasi tentang rincian biaya untuk tiket pesawat, hotel, penginapan, transportasi lokal, kartu prabayar, dan makanan. 

Bukti pembayaran wajib disimpan dengan baik untuk memudahkan proses reimburse ke perusahaan. Tanpa bukti ini, maka pengajuan reimburse bisa saja ditolak karena dianggap sebagai transaksi fiktif. Kamu bisa menyimpan bukti ini bersama dengan dokumen penting lainnya agar tidak tercecer. 

4. Surat Izin Mengikuti Suatu Kegiatan

Untuk perjalanan dinas yang berkaitan dengan seminar, pelatihan, workshop, atau tamu undangan, maka pastikan kamu memiliki surat izin untuk mengikuti kegiatan tersebut. Surat ini dikeluarkan langsung oleh pimpinan atau atasan. Isinya adalah nama kegiatan, tanggal, waktu, dan tempat berlangsungnya kegiatan.

Surat izin diberikan untuk memastikan bahwa karyawan mengikuti kegiatan sesuai schedule yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Jadi, kemungkinan untuk mengikuti kegiatan lain di luar perusahaan sangatlah kecil. Apalagi karyawan wajib membuat laporan dari kegiatan yang diikutinya. 

5. Surat Tugas dari Perusahaan

Dokumen terakhir yang perlu disiapkan adalah surat tugas yang dikeluarkan langsung oleh pimpinan atau atasan. Surat ini berisi tugas atau tanggung jawab yang diemban karyawan selama melakukan perjalanan. Surat diserahkan kepada karyawan beberapa hari sebelum memulai perjalanan. 

Surat berisi beberapa informasi seputar nama karyawan, tujuan keberangkatan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta rincian biaya yang dikeluarkan untuk melakukan perjalanan. Semuanya dituliskan secara detail dalam surat tugas. Dengan demikian, seluruh rangkaian kegiatan yang diikuti oleh karyawan sesuai dengan apa yang tercantum dalam surat tugas. 

Tips Memilih Produk Asuransi Perjalanan Dinas

Memilih produk asuransi perjalanan dinas yang tepat sangat penting untuk memastikan perlindungan optimal selama aktivitas kerja di luar kantor, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Berikut ini adalah panduan praktis yang bisa dijadikan acuan:

1. Perhatikan Cakupan Perlindungan

Pastikan produk asuransi mencakup risiko-risiko utama dalam perjalanan dinas, seperti:

• Biaya pengobatan akibat kecelakaan atau sakit mendadak.
• Evakuasi medis darurat.
• Perlindungan terhadap pembatalan atau penundaan perjalanan.
• Kehilangan bagasi atau dokumen penting.
• Risiko terkait pekerjaan, seperti kecelakaan saat kunjungan lapangan atau kegiatan kerja di lokasi proyek.

Cakupan yang lengkap akan memberi rasa aman, baik bagi karyawan maupun perusahaan pemberi tugas.

2. Kemudahan dan Kecepatan Proses Klaim

Pilih produk asuransi yang memiliki proses klaim yang cepat, mudah, dan transparan. Idealnya:

• Tersedia layanan klaim online atau aplikasi digital.
• Prosedur klaim dijelaskan dengan jelas sejak awal.
• Waktu pencairan dana tidak terlalu lama.

Kemudahan klaim sangat penting dalam kondisi darurat, agar tidak menambah beban administratif saat karyawan sedang dalam situasi sulit.

3. Jaringan Rumah Sakit Rekanan yang Luas

Produk asuransi yang memiliki jaringan rumah sakit rekanan yang luas, baik di dalam maupun luar negeri, akan memudahkan karyawan mendapatkan perawatan tanpa perlu membayar terlebih dahulu (cashless). Ini sangat berguna terutama jika perjalanan dinas dilakukan ke daerah terpencil atau ke luar negeri.

4. Reputasi dan Kredibilitas Perusahaan Asuransi

Periksa reputasi penyedia asuransi melalui:

• Ulasan pelanggan.
• Peringkat dari OJK atau lembaga keuangan resmi.
• Lama beroperasi dan pengalaman dalam menangani asuransi korporat.

Penyedia asuransi yang kredibel akan lebih andal saat dibutuhkan dan memberi layanan pelanggan yang lebih profesional.

Baca Juga: Pentingnya Asuransi Perjalanan Dinas dan Urgensinya

Belilah Produk Asuransi yang Meng-cover Kebutuhan Perjalananmu

Asuransi perjalanan merupakan produk wajib yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan. Produk ini dapat dibeli dari penyedia asuransi yang ada di Indonesia. Tentunya, dengan menyesuaikan jenis produk sesuai kebutuhan agar manfaat yang didapatkan menjadi maksimal. 

Dengan satu produk asuransi, kamu bisa mendapatkan beragam manfaat untuk perjalanan yang aman, lancar, dan nyaman. Untuk informasi seputar asuransi, kamu bisa langsung hubungi customer service dari penyedia asuransi yang bersangkutan. Mulai dari sekarang, kamu bisa ucapkan selamat tinggal untuk perjalanan yang berantakan karena kekhawatiran kamu sudah di-cover oleh asuransi perjalanan. 

Cermati Protect menyediakanproduk asuransi perjalanan terbaik untuk kebutuhan perjalanan bisnis atau dinas Anda. Pelajari selengkapnya dengan mengisi formulir dibawah ini!