Cara Kerja Perusahaan Kargo dalam Pengiriman Barang: Panduan Lengkap untuk Bisnis dan Konsumen

Di era globalisasi dan digitalisasi seperti sekarang, pengiriman barang menjadi salah satu kebutuhan vital baik bagi individu maupun pelaku bisnis. Semakin berkembangnya e-commerce, industri manufaktur, dan perdagangan internasional membuat jasa pengiriman—terutama dari perusahaan kargo—semakin penting.

Namun, masih banyak orang yang belum memahami secara detail cara kerja perusahaan kargo dalam pengiriman barang. Padahal, pemahaman ini bisa membantu pelaku usaha memilih layanan terbaik untuk kebutuhan logistik mereka dan meminimalisasi risiko selama proses pengiriman.

Berikut penjelasan lengkap mengenai pengertian perusahaan kargo, alur kerja dalam pengiriman barang, jenis layanan yang ditawarkan, teknologi yang digunakan, serta tips memilih jasa kargo terbaik.

Apa Itu Perusahaan Kargo?

Perusahaan kargo adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang, baik dalam skala kecil maupun besar, melalui berbagai moda transportasi—darat, laut, dan udara. Berbeda dengan kurir yang biasanya hanya mengirim barang dengan volume kecil atau ringan, perusahaan kargo menangani pengiriman dalam skala besar, termasuk logistik industri, alat berat, bahan mentah, bahkan barang ekspor-impor.

Perusahaan kargo berperan sebagai perantara antara pengirim dan penerima barang, memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Mereka juga menyediakan berbagai layanan tambahan, seperti pengemasan, asuransi, pelacakan (tracking), dan layanan purna jual.

Proses dan Cara Kerja Perusahaan Kargo dalam Pengiriman Barang

Berikut ini adalah tahapan umum cara kerja perusahaan kargo dalam pengiriman barang, mulai dari permintaan layanan hingga barang sampai ke tujuan:

1. Permintaan Pengiriman dari Konsumen

Proses dimulai ketika klien (baik individu maupun perusahaan) menghubungi perusahaan kargo untuk melakukan pengiriman barang. Biasanya, mereka akan mengisi formulir atau menghubungi customer service dengan data berikut:

• Jenis barang.
• Dimensi dan berat barang.
• Tujuan pengiriman.
• Waktu pengiriman yang diinginkan.
• Nilai barang (untuk asuransi jika diperlukan).

Beberapa perusahaan kargo juga memiliki sistem pemesanan online untuk mempermudah tahap awal ini.

2. Survey dan Penjemputan Barang

Jika barang yang akan dikirim berukuran besar atau memerlukan penanganan khusus, perusahaan kargo akan mengirimkan tim untuk melakukan survei terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk memastikan jenis kendaraan yang dibutuhkan dan cara penanganan barang agar tetap aman.

Setelah data lengkap, perusahaan akan mengatur jadwal penjemputan (pickup). Barang akan dikemas jika dibutuhkan dan diangkut menuju gudang pusat (warehouse) perusahaan kargo.

3. Pemeriksaan dan Dokumentasi

Di gudang pusat, barang yang masuk akan diperiksa ulang:

• Kesesuaian jenis dan jumlah barang dengan data awal.
• Pengecekan kondisi barang.
• Penambahan label atau barcode tracking.
• Pembuatan dokumen pengiriman (surat jalan, invoice, dokumen bea cukai jika lintas negara).

Tahapan dokumentasi ini sangat penting karena akan menjadi bukti pengiriman sekaligus acuan pelacakan barang.

4. Pengelompokan dan Penyusunan Rute

Setelah didokumentasikan, barang akan dikelompokkan berdasarkan:

• Tujuan pengiriman.
• Jenis moda transportasi (truk, kapal laut, pesawat).
• Waktu pengiriman (ekspres, reguler).

Pengelompokan ini akan membantu perusahaan kargo dalam menyusun rute pengiriman yang efisien agar waktu dan biaya operasional bisa ditekan.

5. Pengiriman melalui Moda Transportasi

Barang yang telah dikumpulkan kemudian dikirim menggunakan moda transportasi yang dipilih:

• Transportasi darat: Untuk pengiriman dalam kota atau antar kota.
• Transportasi laut: Cocok untuk pengiriman antarpulau atau ekspor besar.
• Transportasi udara: Untuk pengiriman cepat atau ke luar negeri dalam waktu singkat.

Setiap moda transportasi memiliki standar pengemasan dan prosedur keselamatan masing-masing untuk memastikan barang sampai dengan selamat.

6. Pelacakan (Tracking)

Sebagian besar perusahaan kargo kini telah menyediakan layanan pelacakan barang secara real-time. Konsumen bisa mengecek lokasi terakhir barang melalui website atau aplikasi, menggunakan nomor resi atau barcode.

Tracking ini memberikan rasa aman dan transparansi bagi pelanggan, serta membantu perusahaan dalam menjaga kualitas layanan.

7. Distribusi Lokal dan Pengantaran ke Tujuan Akhir

Setelah sampai di kota tujuan atau pelabuhan/airport, barang akan dipindahkan ke gudang lokal sebelum akhirnya diantarkan ke alamat tujuan oleh armada pengantar lokal.

Proses ini dikenal sebagai last mile delivery, yaitu tahapan pengiriman terakhir dari pusat distribusi ke penerima.

8. Konfirmasi dan Dokumentasi Penerimaan

Setelah barang diterima, penerima akan diminta menandatangani bukti pengiriman (proof of delivery). Beberapa perusahaan bahkan sudah menggunakan tanda tangan digital atau foto penerima sebagai bukti.

Jika diperlukan, faktur atau dokumen lain akan dikirimkan kepada klien sebagai arsip resmi transaksi.

Baca Juga: 10 Ekspedisi Pengiriman Besar yang Patut Dicoba

Jenis Layanan yang Ditawarkan Perusahaan Kargo

Perusahaan kargo tidak hanya menawarkan layanan pengiriman biasa. Mereka juga menyediakan berbagai layanan tambahan, antara lain:

• Layanan door to door: Barang dijemput dari lokasi pengirim dan dikirim langsung ke alamat penerima.
• Layanan port to port: Pengirim dan penerima masing-masing mengantar dan mengambil barang di gudang perusahaan kargo.
• Layanan express: Pengiriman cepat dengan estimasi waktu lebih singkat.
• Layanan full truckload (FTL): Satu kendaraan digunakan khusus untuk satu pelanggan.
• Layanan less than truckload (LTL): Barang digabung dengan pengiriman lain untuk efisiensi biaya.
• Layanan ekspor-impor: Pengurusan dokumen bea cukai, izin ekspor, dan clearance.
• Layanan asuransi barang: Proteksi terhadap kerusakan atau kehilangan selama pengiriman.

Baca Juga: Daftar Perusahaan Logistik Terbaik di Tanah Air

Tips Memilih Perusahaan Kargo Terbaik

Agar pengiriman berjalan lancar, berikut beberapa tips dalam memilih jasa kargo:

1. Pilih Perusahaan Berpengalaman dengan Jaringan Luas dan Rekam Jejak Baik

Pengalaman adalah guru terbaik. Perusahaan kargo yang sudah lama beroperasi biasanya memiliki sistem yang lebih mapan, sumber daya yang memadai, dan jaringan yang luas, baik di dalam maupun luar negeri.

2. Cek Layanan dan Jenis Pengiriman yang Sesuai dengan Kebutuhan

Setiap perusahaan kargo menawarkan berbagai jenis layanan pengiriman, seperti:

• FTL (Full Truckload): Pengiriman menggunakan satu truk penuh, cocok untuk pengiriman volume besar.
• LTL (Less Than Truckload): Pengiriman barang yang tidak memenuhi muatan satu truk penuh, digabungkan dengan barang dari pengirim lain.
• Ekspres: Pengiriman cepat dengan estimasi waktu yang lebih singkat.
• Internasional: Pengiriman ke luar negeri melalui udara atau laut.
• Specialized Services: Penanganan khusus untuk barang berukuran besar, berat, atau bernilai tinggi.

3. Pastikan Ada Sistem Pelacakan Barang yang Transparan dan Mudah Diakses

Sistem pelacakan barang (tracking system) adalah fitur penting yang memungkinkan Anda memantau status pengiriman secara real-time. Beberapa perusahaan kargo menyediakan sistem pelacakan melalui website, aplikasi mobile, atau notifikasi email/SMS.

4. Tanyakan Soal Asuransi Barang dan Cakupan Perlindungan yang Diberikan

Pastikan perusahaan kargo menawarkan asuransi dengan cakupan perlindungan yang sesuai dengan nilai barang dan potensi risiko yang mungkin terjadi. Tanyakan detail mengenai prosedur klaim, batasan pertanggungan, dan jenis risiko yang ditanggung oleh asuransi.

5. Bandingkan Harga dan Kualitas Layanan, Bukan Hanya dari Segi Murahnya Biaya

Harga memang menjadi pertimbangan penting, tetapi jangan hanya terpaku pada biaya pengiriman yang paling murah. Bandingkan harga dari beberapa perusahaan kargo, tetapi perhatikan juga kualitas layanan yang mereka tawarkan.

6. Cek Ulasan Pelanggan dan Reputasi di Media Sosial atau Forum Bisnis

Ulasan pelanggan dan reputasi online dapat memberikan gambaran yang lebih objektif tentang kualitas layanan perusahaan kargo. Cari ulasan di website, media sosial, forum bisnis, atau platform review online.

Baca Juga: 5 Pilihan Asuransi Pengiriman Terbaik di Indonesia

Peran Strategis Perusahaan Kargo dalam Mendukung Kelancaran Bisnis

Memahami cara kerja perusahaan kargo dalam pengiriman barang adalah langkah penting baik bagi pelaku usaha maupun konsumen individu. Mulai dari pemesanan, pengangkutan, dokumentasi, hingga distribusi akhir, semua proses harus berjalan terstruktur untuk memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi aman.

Dengan dukungan teknologi dan layanan yang semakin variatif, perusahaan kargo menjadi mitra logistik strategis yang mendukung kelancaran bisnis di berbagai sektor. Namun, penting juga untuk memilih jasa pengiriman yang profesional, terpercaya, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Jangan lupa, untuk pengiriman dalam skala besar atau berisiko tinggi, pertimbangkan juga menggunakan asuransi pengiriman guna menghindari kerugian tak terduga.

Dapatkan layanan Asuransi Pengiriman dan Logistik terbaik dari Cermati Protect dengan mengisi formulir dibawah ini!