10 Tips Untuk Memanage Tim Anda Secara Remote
Kerja dari rumah sudah menjadi rutinitas baru sejak masa pandemi Covid-19. Bekerja dari rumah bagi beberapa perusahaan sudah menjadi sesuatu yang mandatory. Namun, bagi manager yang baru kali ini me-manage tim nya secara remote, bisa terasa menakutkan dan membingungkan untuk memastikan pegawai bekerja secara produktif, tetap engaged, dan berkembang.
Bekerja secara online, bukan hanya sekedar mengubah meeting tatap muka menjadi video call namun bekerja dengan cara kerja yang sama. Manager perlu menyadari bahwa bekerja secara remote dapat menciptakan perasaan terisolasi bagi anggota tim. Bekerja secara remote juga dapat mempengaruhi fokus, hilangnya rasa sebagai bagian dari sebuah tim, dan terbatasnya kreativitas. Hal ini mungkin belum terlalu sering dibicarakan, tapi apabila kita ingin memastikan tim kita sehat, bahagia, dan produktif, kita perlu mengetahui bagaimana cara memanage tim yang bekerja secara remote.
Ada 10 tips dari Pellman, Sparrow and others untuk membantu manager yang bekerja dengan tim jarak jauh
1. Tentukan target di awal dan secara berkala
Memberikan pedoman yang jelas, menetapkan objektif dan peraturan dasar adalah hal kunci dalam mengelola sebuah project secara remote. Ketika mengerjakan pekerjaan dari hari ke hari, akan ada pertanyaan-pertanyaan; Manager diharapkan dapat dikontak secara mudah dan cepat untuk dapat memberikan kejelasan atas prioritas, target, penyelesaian masalah, dan hal lain. Selain Manager yang dapat dihubungi secara mudah, Manager juga perlu memastikan bahwa setiap anggota tim dapat dihubungi kapan pun mereka dibutuhkan. Tentu saja dengan memperhatikan jam kerja yang sudah disepakati di awal
2. Terorganisir dan fleksibel
Waktu kerja yang fleksibel adalah salah satu cara untuk memastikan konsistensi karyawan yang bekerja secara remote. Tentu saja hal ini perlu diikuti dengan rencana yang konkrit. Cara kerja perlu disesuaikan dengan kebutuhan. Apakah karyawan anda bekerja di pagi hari atau malam hari seharusnya tidak lagi penting, yang penting adalah pekerjaan terselesaikan dengan hasil yang memuaskan.
3. Sesuaikan durasi meeting
Apa yang berjalan baik di kantor belum tentu bisa berjalan baik juga ketika bekerja secara remote. Daripada menjalankan meeting yang panjang, sebaiknya jalankan system huddle virtual singkat. Hal ini dapat anda jalankan untuk menentukan rencana kerja team anda, kegiatan, atau alokasi resource. Ketika bekerja di kantor, tim anda duduk berdekatan sehingga dapat bertanya dan berdiskusi kapan saja. Huddle virtual bertujuan untuk mengakomodir kebutuhan ini.
4. Catat progress dari pekerjaan tim anda
Perlu dipastikan bahwa tim anda menyiapkan rencana kerja dengan target dan timeline yang jelas. Hal ini dapat mengurangi ketakutan anda sebagai Manager dan juga membantu tim anda untuk memiliki struktur kerja yang jelas. Perlu diingat juga, karena Anda tidak dapat melihat tim Anda bekerja di meja kerja mereka di kantor, bukan berarti mereka tidak bekerja.
5. Komunikasi adalah kunci
Sangat penting bagi manager untuk membangun komunikasi yang baik dengan tim. Komunikasi yang baik dapat membantu tim Anda mengetahui deadline yang diharapkan, sumber daya yang tersedia, tantangan yang mereka hadapi, harapan dari manager termasuk jadwal kerja. Dengan adanya sarana komunikasi online yang sangat mudah, seperti email, pesan teks (chatting), video call, voice calls, dan sarana intranet, penting bagi Manager untuk mengetahui bagaimana cara berkomunikasi yang tepat kepada masing-masing anggota tim nya. Cara paling baik untuk menemukan metode yang tepat adalah bertanya. Anda dapat menanyakan bagaimana cara mereka ingin dihubungi dan berkomunikasi ketika mereka bekerja secara remote. Dengan begitu, manajer dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh masing-masing anggota tim untuk dapat tetap produktif ketika bekerja dari rumah. Melakukan tracking indikator pencapaian kerja karyawan adalah penting. Namun perlu diperhatikan, sangat penting bagi Manager untuk menemukan balance yang tepat bagi masing-masing tim member. Tentu saja Anda tidak ingin dicap micro managing karena terlalu mengawasi dan dianggap tidak mempercayai tim anda. Jika tim anda berkomunikasi dengan baik dan mencapai target yang sudah disesuaikan. Sepertinya tidak ada alasan untuk tidak percaya, bukan?
6. Mendengarkan
Manager yang sukses adalah manager yang mendengarkan, percaya dan menghargai masing-masing anggota tim. Memberikan beban kerja yang cukup dan mengecek progres dari pekerjaan tanpa micro managing atau over communicating. Pulse survey sangat membantu untuk dapat mengetahui sentimen karyawan. NPS adalah salah satu indikator penting seberapa besar karyawan anda akan mempromosikan organisasi nya kepada pencari kerja yang lain
7. Bangun koneksi dan be available to your team.
Banyak karyawan merasakan terisolasi dan disorientasi dengan cara kerja yang baru. Karena itu sangat penting untuk membangun koneksi dengan karyawan. Berikan masukan yang positif, set up sebuah chat channel untuk ngobrol atau berdiskusi ringan, atau coba minum kopi bersama – apapun yang membantu untuk membuat suasana terasa lebih santai, lebih solidaritas, dan mengingatkan masing-masing orang bahwa mereka tidak sendiri.
8. Berikan cara untuk berkolaborasi
Siapkan time tracker yang bisa diakses oleh semua orang, ini adalah salah satu cara supaya Manager dapat mengetahui apa yang tim nya sedang kerjakan. Hal ini dapat membantu manager menyesuaikan ekspektasi dan tanggung jawab anggota tim di saat yang tidak pasti ini Perlu juga ditentukan norma kerja yang disepakati bersama. Apabila anda dihubungi oleh rekan kerja, Apakah tidak apa-apa untuk mengirimkan pesan cepat untuk mengatakan “Saya akan menelpon Anda kembali” jika Anda sangat fokus kepada sesuatu yang lain ketika rekan kerja anda hendak menghubungi anda?
9. Tahanlah keinginan anda untuk micromanage
Anda seharusnya tidak melakukan micromanage ketika tim anda di kantor, tentu saja Anda seharusnya t dak melakukannya ketika tim anda bekerja secara remote. Check in one-on-one secara berkala membantu Manager untuk mencegah micromanaging, dan disaat yang bersamaan dapat mengetahui keadaan anggota tim nya dan memberikan mereka kesempatan untuk memberikan feedback secara dua arah. Anda perlu membangun kepercayakan kepada tim anda. Apabila mereka berkomunikasi secara jelas dan mencapai target dan deadline, tim anda adalah tim yang produktif dan bekerja secara efektif
10. Rayakan kesuksesan
Manager juga perlu melihat kesempatan untuk merayakan pencapaian dari tim atau anggota tim. Perayaan yang dirayakan di kantor secara offline diharapkan juga dapat dirayakan secara virtual. Anda dapat membuat video untuk merayakan kontribusi anggota tim anda. Salah satu perusahaan konsultan di US membuat sebuah video yang ditampilkan di website perusahaan untuk mengganti acara retret tahunan perusahaan yang dicancel karena pandemi. Karyawan merasakan ini lebih personal daripada sebuah email dan hal ini memperlihatkan bahwa apabila anda kreatif, koneksi tidak harus hilang.
Sumber : https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/covid19-10-tips-for-successfully-managing-remote-workers-.aspx
1. Tentukan target di awal dan secara berkala
Memberikan pedoman yang jelas, menetapkan objektif dan peraturan dasar adalah hal kunci dalam mengelola sebuah project secara remote. Ketika mengerjakan pekerjaan dari hari ke hari, akan ada pertanyaan-pertanyaan; Manager diharapkan dapat dikontak secara mudah dan cepat untuk dapat memberikan kejelasan atas prioritas, target, penyelesaian masalah, dan hal lain. Selain Manager yang dapat dihubungi secara mudah, Manager juga perlu memastikan bahwa setiap anggota tim dapat dihubungi kapan pun mereka dibutuhkan. Tentu saja dengan memperhatikan jam kerja yang sudah disepakati di awal
2. Terorganisir dan fleksibel
Waktu kerja yang fleksibel adalah salah satu cara untuk memastikan konsistensi karyawan yang bekerja secara remote. Tentu saja hal ini perlu diikuti dengan rencana yang konkrit. Cara kerja perlu disesuaikan dengan kebutuhan. Apakah karyawan anda bekerja di pagi hari atau malam hari seharusnya tidak lagi penting, yang penting adalah pekerjaan terselesaikan dengan hasil yang memuaskan.
3. Sesuaikan durasi meeting
Apa yang berjalan baik di kantor belum tentu bisa berjalan baik juga ketika bekerja secara remote. Daripada menjalankan meeting yang panjang, sebaiknya jalankan system huddle virtual singkat. Hal ini dapat anda jalankan untuk menentukan rencana kerja team anda, kegiatan, atau alokasi resource. Ketika bekerja di kantor, tim anda duduk berdekatan sehingga dapat bertanya dan berdiskusi kapan saja. Huddle virtual bertujuan untuk mengakomodir kebutuhan ini.
4. Catat progress dari pekerjaan tim anda
Perlu dipastikan bahwa tim anda menyiapkan rencana kerja dengan target dan timeline yang jelas. Hal ini dapat mengurangi ketakutan anda sebagai Manager dan juga membantu tim anda untuk memiliki struktur kerja yang jelas. Perlu diingat juga, karena Anda tidak dapat melihat tim Anda bekerja di meja kerja mereka di kantor, bukan berarti mereka tidak bekerja.
5. Komunikasi adalah kunci
Sangat penting bagi manager untuk membangun komunikasi yang baik dengan tim. Komunikasi yang baik dapat membantu tim Anda mengetahui deadline yang diharapkan, sumber daya yang tersedia, tantangan yang mereka hadapi, harapan dari manager termasuk jadwal kerja. Dengan adanya sarana komunikasi online yang sangat mudah, seperti email, pesan teks (chatting), video call, voice calls, dan sarana intranet, penting bagi Manager untuk mengetahui bagaimana cara berkomunikasi yang tepat kepada masing-masing anggota tim nya. Cara paling baik untuk menemukan metode yang tepat adalah bertanya. Anda dapat menanyakan bagaimana cara mereka ingin dihubungi dan berkomunikasi ketika mereka bekerja secara remote. Dengan begitu, manajer dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh masing-masing anggota tim untuk dapat tetap produktif ketika bekerja dari rumah. Melakukan tracking indikator pencapaian kerja karyawan adalah penting. Namun perlu diperhatikan, sangat penting bagi Manager untuk menemukan balance yang tepat bagi masing-masing tim member. Tentu saja Anda tidak ingin dicap micro managing karena terlalu mengawasi dan dianggap tidak mempercayai tim anda. Jika tim anda berkomunikasi dengan baik dan mencapai target yang sudah disesuaikan. Sepertinya tidak ada alasan untuk tidak percaya, bukan?
6. Mendengarkan
Manager yang sukses adalah manager yang mendengarkan, percaya dan menghargai masing-masing anggota tim. Memberikan beban kerja yang cukup dan mengecek progres dari pekerjaan tanpa micro managing atau over communicating. Pulse survey sangat membantu untuk dapat mengetahui sentimen karyawan. NPS adalah salah satu indikator penting seberapa besar karyawan anda akan mempromosikan organisasi nya kepada pencari kerja yang lain
7. Bangun koneksi dan be available to your team.
Banyak karyawan merasakan terisolasi dan disorientasi dengan cara kerja yang baru. Karena itu sangat penting untuk membangun koneksi dengan karyawan. Berikan masukan yang positif, set up sebuah chat channel untuk ngobrol atau berdiskusi ringan, atau coba minum kopi bersama – apapun yang membantu untuk membuat suasana terasa lebih santai, lebih solidaritas, dan mengingatkan masing-masing orang bahwa mereka tidak sendiri.
8. Berikan cara untuk berkolaborasi
Siapkan time tracker yang bisa diakses oleh semua orang, ini adalah salah satu cara supaya Manager dapat mengetahui apa yang tim nya sedang kerjakan. Hal ini dapat membantu manager menyesuaikan ekspektasi dan tanggung jawab anggota tim di saat yang tidak pasti ini Perlu juga ditentukan norma kerja yang disepakati bersama. Apabila anda dihubungi oleh rekan kerja, Apakah tidak apa-apa untuk mengirimkan pesan cepat untuk mengatakan “Saya akan menelpon Anda kembali” jika Anda sangat fokus kepada sesuatu yang lain ketika rekan kerja anda hendak menghubungi anda?
9. Tahanlah keinginan anda untuk micromanage
Anda seharusnya tidak melakukan micromanage ketika tim anda di kantor, tentu saja Anda seharusnya t dak melakukannya ketika tim anda bekerja secara remote. Check in one-on-one secara berkala membantu Manager untuk mencegah micromanaging, dan disaat yang bersamaan dapat mengetahui keadaan anggota tim nya dan memberikan mereka kesempatan untuk memberikan feedback secara dua arah. Anda perlu membangun kepercayakan kepada tim anda. Apabila mereka berkomunikasi secara jelas dan mencapai target dan deadline, tim anda adalah tim yang produktif dan bekerja secara efektif
10. Rayakan kesuksesan
Manager juga perlu melihat kesempatan untuk merayakan pencapaian dari tim atau anggota tim. Perayaan yang dirayakan di kantor secara offline diharapkan juga dapat dirayakan secara virtual. Anda dapat membuat video untuk merayakan kontribusi anggota tim anda. Salah satu perusahaan konsultan di US membuat sebuah video yang ditampilkan di website perusahaan untuk mengganti acara retret tahunan perusahaan yang dicancel karena pandemi. Karyawan merasakan ini lebih personal daripada sebuah email dan hal ini memperlihatkan bahwa apabila anda kreatif, koneksi tidak harus hilang.
Sumber : https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-news/pages/covid19-10-tips-for-successfully-managing-remote-workers-.aspx
